Blog

De uitdagingen bij het delen van bestanden in de publieke sector

Een steeds groter deel van de communicatieprocessen in de publieke sector verloopt digitaal. Wanneer er digitaal samengewerkt wordt, moeten er uiteraard ook bestanden gedeeld kunnen worden. Hier komen de nodige uitdagingen bij kijken.

Bestanden delen met externen

Voor het intern delen van bestanden is het vaak nog mogelijk om gebruik te maken van een gedeelde schijf en/of een Sharepoint die alleen beschikbaar is voor collega’s. Dit benadrukt echter ook meteen een probleem: bestanden moeten uitgewisseld kunnen worden met zowel collega’s als externe contacten – denk aan professionals bij andere organisaties, maar ook aan bijvoorbeeld patiënten, cliënten of burgers.

Bestanden zijn te groot

Mailoplossingen zijn niet uitgerust voor het delen van mails met grotere bestanden. Enkele simpele tekstbestandjes of een aantal foto’s gaat nog wel, maar wat als het gaat om, bijvoorbeeld, een reeks hoge resolutie foto’s of een video? Of wellicht een uitgebreid spreadsheet? De kwaliteit en mogelijkheden van onze bestanden nemen toe, maar de mogelijkheden om deze grotere bestanden op een simpele, veilige manier te delen zijn beperkt.

Informatiebeveiliging en privacy

Dat brengt ons tot de volgende uitdagingen: informatiebeveiliging en privacy. Inmiddels zijn er tal van consumentenoplossingen die de mogelijkheid bieden om grote bestanden te delen. Deze voldoen echter veelal niet aan de eisen op het gebied van informatiebeveiliging en privacy die voor de publieke sector gelden.

De consumentenoplossingen slaan bijvoorbeeld data op buiten Europa of beschikken niet over de benodigde certificeringen. Zeker wanneer we te maken hebben met persoonsgegevens van patiënten of cliënten is het van het grootste belang dat informatie vertrouwelijk en veilig gedeeld wordt.

Onze oplossing

Zijn bovenstaande uitdagingen herkenbaar? Ze vormen voor u geen probleem meer met de File Share module van Enovation. Met deze module kunt u vanuit uw vertrouwde Outlook-omgeving bestanden delen tot wel 5 GB per bestand, met collega’s of externe contacten. De mail met de bestanden wordt beveiligd verzonden en bestanden worden slechts beperkte tijd bewaard. Daarnaast beschikt Enovation over alle nodige certificeringen voor data-uitwisseling in de publieke sector.

De File Share module is beschikbaar voor gebruikers van Enovation Zaurus en/of Enovation ZorgMail (in combinatie met Safe Relay). Wilt u meer informatie? Bekijk dan onze expertisepagina over grote bestanden delen of neem contact met ons op. We vertellen u graag meer.