Accuraatheid, toegankelijkheid en beschikbaarheid: Enovations geïntegreerde data-oplossing voor de QVH Trust  

Het Queen Victoria Hospital (QVH) in East Grinstead, Verenigd Koninkrijk, heeft een langdurige reputatie opgebouwd als pionier op het gebied van brandwondbehandelingen en plastische chirurgie. In de jaren ’40 had de zelfbenoemde ‘Guinea Pig Club’ hier haar thuisbasis. Zwaargewonde piloten van de RAF (Koninklijke Luchtmacht) ondergingen er experimentele, levensreddende behandelingen en revalidatie onder de hoede van de beroemde plastisch chirurg Sir Archibald McIndoe. 

Vandaag de dag is QVH nog steeds een toonaangevend regionaal centrum voor soortgelijke behandelingen en opereert het als een zelfstandige NHS Trust*, met medische specialisten die ook klinieken runnen in een aantal zorginstellingen in de regio.

Na bijna tien jaar succesvolle samenwerking met Enovation aan diverse projecten, startte het managementteam van de QVH in 2015 met een programma voor digitale transformatie. Het belangrijkste doel: het stroomlijnen en verbeteren van de communicatie en informatie tussen de vele IT-systemen van de Trust.

Mary Gwynn, Head of Business Intelligence and Clinical Systems, Queen Victoria Hospital NHS Foundation Trust.

De uitdaging

Met de introductie van nieuwe digitale monitoringsoplossingen, zoals e-Observation, PatientTrack en Patient Administration Systems, werd het voor zorgprofessionals steeds eenvoudiger om medische gegevens vast te leggen en deze in real-time te verbinden met zo’n 700.000 patiëntendossiers van de Trust.

Maar ondanks de grote toewijding van QVH aan deze innovatie, was het een behoorlijke uitdaging om al deze datapunten op elkaar af te stemmen en consistent te laten zijn met de nationale patiëntendossiers.

Aantekeningen in het medisch dossier en bewaartermijnen zijn van toepassing op patiëntgegevens. Daarnaast zijn veel van de patiëntendossiers van QVH verouderd of inconsistent met het Summary Care Record systeem van de NHS (een nationale database met belangrijke patiëntinformatie); daarom vergelijkt het QVH-team de gegevens met een nationale database om er zeker van te zijn dat iedereen die bij de Trust bekend staat als voormalige patiënt een correct dataprofiel heeft.

De digitale transformatie was in volle gang toen in 2020 de COVID-19 pandemie toesloeg: een verdere verstoring. En met één medewerker die verantwoordelijk was voor het onderhouden van een grote informatiestroom – op parttime basis – werd het duidelijk dat een robuustere, gecentraliseerde softwareoplossing essentieel zou zijn voor QVH’s ambitie om te innoveren.

We hebben allerlei interne processen, dus we moeten ervoor zorgen dat onze gegevens zo actueel mogelijk zijn. Met nieuwere oplossingen, zoals Cloverleaf, wordt veel van dat werk geautomatiseerd en geïntegreerd met andere systemen.

De oplossing

QVH was zich er al langer van bewust dat een nieuw Elektronisch Patiëntendossier (EPD) een essentieel onderdeel van de digitale puzzel was, vooral nu automatisering een belangrijk onderdeel van gegevensbeheer is geworden. Planning en aanschaf namen echter veel tijd in beslag.

Enovations Cloverleaf Integration Suite speelde een belangrijke rol bij het helpen van QVH om haar doelstellingen te behalen. Cloverleaf fungeert als een communicatieserver en is in staat om medische gegevens te verenigen in de verschillende bestaande systemen, in verschillende berichtformaten en communicatieprotocollen.

Gedigitaliseerde medische foto’s zijn bijvoorbeeld eenvoudig toegankelijk voor de zorgprofessionals, dankzij een interface voor het ophalen van zoekopdrachten die wordt aangestuurd door Cloverleaf. Zo kunnen de zorgverleners de relevante beelden vinden door te zoeken met behulp van patiëntidentificatienummers in het Patient Access System. Deze opzet minimaliseert ook de toegang tot gegevens, omdat alleen de relevante informatie beschikbaar wordt gemaakt tussen systemen. Risico’s met betrekking tot data governance en vertrouwelijkheid van patiënten worden op deze manier beperkt.

Een ander belangrijk onderdeel van de samenwerking tussen QVH en Enovation is elektronisch documentbeheer. Dit zorgt er niet alleen voor dat de juiste documentatie wordt opgeslagen bij de juiste patiëntendossiers, maar ook dat wanneer de informatie via andere systemen aan artsen wordt gepresenteerd, deze zodanig is geformuleerd en gestructureerd dat deze voor hen relevant is.

QVH heeft ook zijn eerste patiëntgerichte portaal geïmplementeerd: Patients Know Best. Hier kunnen opgenomen patiënten hun bezoek beter beheren, hun gegevens bijwerken, toegang krijgen tot afspraakbrieven en (binnenkort) onderzoeksuitslagen. Voorafgaand aan de lancering is de service uitvoerig getest door het QVH-team in nauwe samenwerking met Enovation om er zeker van te zijn dat deze correct wordt weergegeven aan patiënten.

Het resultaat

Zorgverleners in drukke ziekenhuizen hebben vaak meerdere verantwoordelijkheden en worden overspoeld met allerlei verschillende taken. Daarom is het zo belangrijk om medische informatie te kunnen vastleggen en inzicht te krijgen. Dit leidt tot betere resultaten in de gezondheidszorg en een soepeler verloop van de dagelijkse werkzaamheden.

Omdat het overgrote deel van de patiënten van QVH poliklinisch behandeld wordt, blijft het een klein ziekenhuis. Maar de hoeveelheid werk die gaat zitten in het creëren van de infrastructuur die nodig is voor een efficiënte bedrijfsvoering is vergelijkbaar met die van een groter ziekenhuis. Met Enovation als de belangrijkste technologiepartner van het QVH, en met Cloverleaf geïmplementeer , wordt de enorme stroom met gevoelige patiëntinformatie op een veilige en toegankelijke manier naadloos beschikbaar gemaakt in de vele lokale, regionale en nationale IT-systemen.

Nu QVH toewerkt naar de volgende grote IT-investering (een nieuwe EPD-oplossing) vertrouwt het team volledig op de ondersteuning van Enovation, zodat de medewerkers kunnen blijven werken met een robuust IT-systeem dat eenvoudig en intuïtief in gebruik is, en krachtig genoeg is om complexe en gevoelige patiëntinformatie te integreren, organiseren en op te vragen.

In dat opzicht is Cloverleaf meer dan alleen een communicatieserver. Het vermindert het risico op menselijke fouten en het gebruik van onjuiste of onvolledige informatie aanzienlijk, maar zorgt ook voor flinke tijdsbesparing, grotere nauwkeurigheid en zorgt ervoor dat aan de juiste compliance-eisen voor gegevens wordt voldaan.

Het grootste deel van de specialistische zorg die de QVH biedt, gaat naar zwaargewonde patiënten met een onzekere toekomst. Gegevensverwerking zou een minimale zorg moeten zijn. En dat kan het ook zijn, met de juiste technologie en ondersteund door een gepassioneerd, gedreven team dat kan helpen wanneer dat het meest nodig is.

Innovatie vermindert risico’s. Het Cloverleaf-systeem blijft zijn beloften waarmaken. Maar het zijn de menselijke relaties die we hebben met het Enovation team die het verschil maken. De mogelijkheid om de telefoon te pakken en ideeën en problemen op te lossen kan niet worden onderschat. We weten dat we de ondersteuning krijgen die we nodig hebben en een snelle reactie.

*Een NHS-trust is een organisatorische eenheid binnen de National Health Services van Engeland en Wales , die doorgaans een geografisch gebied of een gespecialiseerde functie (zoals een ambulancedienst) bedient.

Wil je ook een samenwerking aangaan?  Neem contact op voor meer informatie.