Produktions- und Kapazitätsmanagement, Planung unter Kontrolle halten

Produktions- und Kapazitätsmanagement, Planung unter Kontrolle halten. Das klingt alles selbstverständlich und logisch, ist aber keineswegs einfach. Die Kombination verschiedener Faktoren ist für Krankenhäuser ein komplexes Puzzle. Und die vielen großen Herausforderungen unserer Zeit, darunter Personalmangel, machen es nicht einfacher. Das Flevoziekenhuis in Almere nutzt deshalb die digitale Lösung „Kapazität”. 

Danien van Keulen arbeitet seit über 13 Jahren im Flevoziekenhuis. Seit anderthalb Jahren ist sie Beraterin in der Abteilung „Integrales Kapazitätsmanagement“ (ICM). „Davor war ich Teammanagerin in einer anderen Abteilung. In einigen Fachbereichen wurde ICM eingeführt, und das hat mein Interesse geweckt. So habe ich den Sprung gewagt und bin in die Abteilung „ICM“ gewechselt!“

Mehr Kontrolle und Einblick

Das Flevoziekenhuis befindet sich in einer wachsenden Stadt. Das bringt einige Herausforderungen mit sich: Wie kann sichergestellt werden, dass die steigende Nachfrage nach Gesundheitsversorgung bei immer knapper werdenden (Personal-)Kapazitäten im Krankenhaus dauerhaft bewältigt werden kann? Daraus ergibt sich unter anderem der Bedarf an Software, die Produktion, Finanzen und Kapazitäten miteinander verbindet, um mehr Kontrolle über die Kapazitätsplanung zu erreichen und den primären Pflegeprozess zu integrieren. Dies führt zu einem besseren Service für die Patient*innen, einer besseren Pflegequalität, weniger Ad-hoc-Arbeiten und Stress sowie zu einem finanziell gesunden Krankenhaus.

Auf der Grundlage von Daten können wir Prognosen erstellen, um eine bessere Kapazitätsplanung zu ermöglichen, die besser auf den Pflegebedarf in der Region abgestimmt ist.

Danien van Keulen | Beraterin „Integrales Kapazitätsmanagement

Seit einigen Jahren nutzt das Flevoziekenhuis die Software „Kapazität“ für alle Fachbereiche und Polikliniken, für den OP und für das Krankenhaus. Danien: „Diese Kapazitätssoftware hilft uns, mehr Einblick in die erbrachten Gesundheitsleistungen und die Trends der letzten Zeit zu gewinnen. Auf der Grundlage dieser Daten können wir rückblickend Analysen durchführen und Prognosen erstellen. Das Ziel ist es, mit Hilfe der zuvor gesammelten Erkenntnisse eine bessere Kapazitätsplanung zu erstellen, die besser auf den Bedarf an Gesundheitsleistungen in der Region Almere abgestimmt ist.“

Effizienterer Umgang mit Ressourcen

Danien erklärt, wie diese Kapazitätssoftware bei der Erstellung der Jahreskapazitätpläne hilft. „Auf Fachbereichsebene wird gemeinsam mit dem Business Controller ein Produktionsbudget festgelegt. In einem Produktionsbudget wird festgehalten, wie viele Patient*innen mit welchen Diagnosen ein Fachbereich im kommenden Jahr voraussichtlich behandeln wird. Mit der Produktionskapazitätssoftware berechnen wir dann unter anderem, wie viele Termine in der Poliklinik, Operationen und Aufnahmen/Betten wir dafür benötigen.“

Der effizientere Umgang mit den verfügbaren Ressourcen ist ein wichtiger Schwerpunkt für das Flevoziekenhuis. „Die Software unterstützt uns dabei, sie verschafft uns einen Überblick. Denn die Planung zum Beispiel für die Polikliniken ist ein recht kompliziertes Puzzle. In vielen Abteilungen ist die OP-Kapazität immer maßgebend. Alles, was an dann an Kapazitäten übrig bleibt, geht an die Polikliniken.

Mithilfe der Software können wir den erforderlichen Zeitaufwand für die Behandlung gut einschätzen. So können wir schnell erkennen, ob die freigegebene Kapazität auch den Anforderungen entspricht. Natürlich kann es zu Abweichungen vom aktuellen Angebot kommen, Wartelisten können sich verlängern oder verkürzen. Das macht die Sache ziemlich kompliziert.“

Voneinander lernen

Danien berichtet vom „Formationsmodul”, mit dem sich berechnen lässt, wie viele Stunden eine Ärztin oder ein Arzt individuell für bestimmte Aufgaben aufwenden muss oder kann. „Zur täglichen Arbeit einer Ärztin oder eines Arztes gehören mehr als nur Sprechstunden oder OPs. Wir haben all diese verschiedenen Aufgaben erfasst, um einen klaren, umfassenderen Überblick über die Zeitverteilung zu erhalten. So können wir sehen, ob diese Produktion mit der Anzahl der verfügbaren VZÄ vereinbar ist. Durch diese Kategorisierung haben wir einen klaren Überblick über alle einzelnen Aufgaben und Prozesse innerhalb der Fachbereiche.“
Das Krankenhaus wird dieses Wissen in der kommenden Zeit nutzen, um konstruktive Gespräche zu führen. Das Ziel ist es, die gewonnenen Erkenntnisse für angenehmere Arbeitstage einzusetzen: mit weniger Stress, weniger Ad-hoc-Aufgaben und mehr Struktur und Ruhe. „Diese Erkenntnisse werden unseren Fachgruppen die Möglichkeit bieten, voneinander zu lernen. Als Krankenhaus möchten wir uns gut um unser Personal kümmern. Das bedeutet auch, dass man weiß, was von medizinischem Personal verlangt wird. Um alle Erkenntnisse wirklich nutzen zu können und eine Gruppe von Menschen dafür zu gewinnen, ist eine klare Beratungsstruktur auf verschiedenen Ebenen wichtig. Die Software allein reicht nicht aus.“

Muster durchbrechen

Die Gefahr in jeder Organisation besteht darin, dass Menschen aus Gewohnheit weiterhin das tun, was sie schon immer getan haben. Die Software von Kapazität kann dabei helfen, dieses Muster zu durchbrechen. „Bei Sprechstunden zum Beispiel. Sprechstunden werden nach Patient*innengruppen eingeteilt. Aber wenn einige der erwarteten Patient*innen nicht kommen, bleiben Plätze frei und es bleibt Zeit übrig. Indem dies sichtbar gemacht und eine Sprechstunde z.B. angepasst wird, sind die Planungsstellen frühzeitig informiert und die Ärztinnen und Ärzte haben eine volle Sprechstunde und weniger Ad-hoc- oder Nacharbeit.“

Danien führt die Abteilung für Lungenkrankheiten in ihrem Krankenhaus als gutes Beispiel an. „Die Poliklinik hatte eine Warteliste mit vielen wiederkehrenden Patient*innen. Der Hauptgrund dafür war die Corona-Pandemie. Dank besserer Einblicke und mehr Steuerung konnte die Abteilung die gesamte Warteliste innerhalb von sechs bis neun Monaten deutlich reduzieren!“

Mehr Klarheit für Patient*innen

Letztendlich besteht der große Gewinn darin, dass sich das Flevoziekenhuis noch besser auf die erforderliche Patient*innenversorgung konzentrieren kann. „Wenn es notwendig ist, können wir klare Entscheidungen treffen. Das gibt auch den überweisenden Arztpraxen mehr Sicherheit. Wir können sie schnell und einfach über eventuelle Wartelisten informieren. Und das sorgt für mehr Klarheit für die Patient*innen!“

Möchten Sie mehr über Kapazität oder unsere anderen Lösungen innerhalb der Enovation-Plattform erfahren? Dann sprechen wir gerne mit Ihnen weiter.