Höhere Produktion und bessere Verteilung der Arbeitsbelastung

Integrales Kapazitätsmanagement ist nicht nur in Krankenhäusern, sondern auch in der Rehabilitationspflege von zusätzlichem Wert. Für eine gute Zusammenarbeit innerhalb der Organisation sind jedoch eine ausgefeilte Absprachestruktur und eine angemessene Governance erforderlich. Warum ist das so? Was bringt diese Arbeitsweise? Und was sind die wichtigsten Erfolgsfaktoren und Herausforderungen dabei? 

Wir fragen die Experten Rick Verbers (Kapazitätsmanager) und Mark Varekamp (Direktor für Betriebsführung im Gesundheitswesen) von Libra Revalidatie & Audiologie: einer Gesundheitseinrichtung mit sechs Standorten in Nordbrabant und Limburg, die sich auf die fachkundige Diagnostik, Behandlung und Betreuung von Erwachsenen, Kindern und Jugendlichen mit körperlichen, kognitiven und/oder auditiven Beeinträchtigungen spezialisiert hat.

Mit weniger mehr erreichen

„Die Herausforderung unserer Zeit besteht darin, mit weniger mehr zu erreichen“, erklärt Rick Verbers. „Auch in der Rehabilitationspflege wird das Pflegepersonal immer knapper. Das bedeutet, dass wir mit den Fachkräften, die wir haben, sparsam umgehen und sie so effizient wie möglich einsetzen müssen. Eine zusätzliche Herausforderung ist die finanzielle Knappheit. In der Vereinbarung über die integrale Pflege wurde vereinbart, dass die Kosten für die Pflege nicht steigen dürfen, während dies beispielsweise bei den Lohnkosten der Fall ist. Gleichzeitig wächst die Zahl der Patient*innen aufgrund der Überalterung der Bevölkerung. Und so entsteht die Situation, dass wir mit weniger Ressourcen mehr erreichen müssen. Und hier kommt das Thema Kapazitätsmanagement ins Spiel.“

Der Wunsch, die beste Pflege zu leisten, ist zwar weit verbreitet, doch letztendlich verfolgen nicht alle die gleichen Interessen.

– Mark Varekamp | Direktor für Betriebsführung im Gesundheitswesen

Eine wichtige Herausforderung im Rahmen des integralen Kapazitätsmanagements ist die Steigerung der Produktivität. „Der Planungshorizont und die Art und Weise, wie über Planungen nachgedacht wird, reichen oft nicht weiter als ein paar Wochen in die Zukunft“, erklärt Mark Varekamp. „Mit einer integralen Kapazitätsmanagementagentur wollen wir jedoch viel weiter in die Zukunft blicken, um eine optimale Abstimmung zwischen Nachfrage und Angebot im Gesundheitswesen zu erreichen. Und das beginnt mit der Entwicklung eines klaren Konzepts für integrales Kapazitätsmanagement. Performation, Teil von Enovation, hat hierzu einen wichtigen Beitrag geleistet.“

Kapazitätsplanung gut organisiert

Varekamp muss nicht lange überlegen, um weitere Problembereiche zu nennen, in denen externes Fachwissen sehr willkommen war. „Eines meiner Projekte war die Einrichtung einer Agentur für integriertes Kapazitätsmanagement. Aber wie kann man so etwas einrichten? Welche Art von Führungskräften brauchen wir dafür, mit welchen Fähigkeiten und Kompetenzen? Ein weiterer Schwerpunkt betraf die Daten und die Tools, um Informationen richtig verarbeiten, präsentieren und austauschen zu können. Zusätzlich zu diesen inhaltlichen Punkten hat uns Performation sehr dabei geholfen, intern alle unterschiedlichen Interessen gegeneinander abzuwägen und Entscheidungen zu treffen.“

Um die Kapazitätsplanung gut zu organisieren, benötigte Libra operative und taktische Planer, die von einer Führungskraft geleitet wurden, die für den Aufbau und die Gestaltung der Agentur verantwortlich war. Diese Führungskraft ist Rick Verbers, der seit einem Jahr im Unternehmen tätig ist. „Ich bin eigentlich das Ergebnis dessen, was zuvor besprochen wurde”, stellt er lächelnd fest. „Die Verantwortlichen sind inzwischen ernannt worden, und der Betriebsrat hat unseren Plan für die weitere Entwicklung erhalten. Die taktischen Planer sind auf ihren Positionen, und die (operativen und taktischen) Planungsgespräche haben begonnen. Mit unseren Kolleg*innen im Primärprozess diskutieren wir intensiv über die Planung und Engpässe und arbeiten agil, um sicherzustellen, dass die verfügbaren Kapazitäten so gut wie möglich genutzt werden.“

Die Datenanalysen zeigen bereits deutlich, dass die neue Arbeitsweise auch für uns einen Mehrwert bringt.

Governance- und Konsultationsstruktur

„Für mich und die Manager der Betriebe ist die neue Konsultationsstruktur sehr wichtig, um Menschen miteinander in Kontakt zu bringen, Interessen zu äußern und Gespräche über unsere Arbeit zu führen“, erklärt Mark Varekamp. „Der Wunsch, die beste Pflege zu leisten, ist zwar weit verbreitet, doch letztendlich verfolgen nicht alle die gleichen Interessen. Um darüber konstruktiv diskutieren zu können, ist die richtige Infrastruktur (für diese Gespräche) sehr wichtig. Auf der Grundlage von Daten schauen wir gemeinsam, was los ist und wie wir Dinge besser und anders machen können.“

„Diese Gespräche sind sehr wichtig für die Verbindung zwischen den Planenden und unseren Kolleg*innen in den Primärprozessen“, fügt Verbers hinzu. „Dank der verfügbaren Daten gewinnen wir auch Erkenntnisse darüber, wie wir uns verbessern können. Diese Governance- und Konsultationsstruktur ist daher sehr wichtig, um diese Verbindung herzustellen und Vereinbarungen zu treffen, an die wir uns alle halten können.“

Bessere Verteilung der Arbeitsbelastung

Konkrete Vorteile der neuen Arbeitsweise sind eine höhere Produktivität und eine bessere Verteilung der Arbeitsbelastung. Varekamp: „Mit Produktivität meinen wir die direkten Stunden, die wir persönlich mit den Patient*innen verbringen. Die Daten zeigen uns, wo noch Spielraum besteht. Das gilt allerdings nur auf dem Papier, denn Lücken im Dienstplan können ganz bewusst eingeplant sein, beispielsweise um Verwaltungsaufgaben für bestimmte Patient*innen zu erledigen oder um Zeit zum Durchatmen zu haben. Auf Grundlage dieser Informationen können wir auch Dienstpläne anpassen, wodurch wir die Arbeitsbelastung besser verteilen und die Arbeitszufriedenheit steigern können.“

„Ein wichtiger Erfolgsfaktor für dieses Verfahren ist es, die richtigen Leute an den richtigen Stellen einzusetzen“, sagt Verbers. „In unserem Fall meine ich damit vor allem die taktischen Planer, die den primären Prozess begleiten müssen, damit diese Personen ihre Arbeit gut machen können. Das Wichtigste für ein gutes Gespräch ist außerdem, dass die Daten stimmen. Diese Schritte unternehmen wir gerade, aber der Rehabilitationssektor hinkt hier etwas hinter dem Krankenhaussektor, in dem ich zuvor tätig war, hinterher.“

Ausbildung, Coaching und Unterstützung

Varekamp betont die Notwendigkeit, intern die Bedeutung hervorzuheben. „Wozu dient die neue Arbeitsweise in Bezug auf Produktivität, Einnahmen und Arbeitsfreude? Performation hat uns sehr dabei geholfen, unsere Vision, Mission und Ziele zu formulieren. Unsere eigene Aufgabe war es, innerhalb der Organisation alle an einen Strang ziehen zu lassen. Schließlich können wir selbst zwar von der Bedeutung überzeugt sein, aber es ist wichtig, die Organisation – vom Klientenrat und Betriebsrat bis hin zum Managementteam und medizinischen Personal – in diese Entwicklung, die Ideen und die angestrebten Ziele einzubeziehen. „Das bedeutet auch, Menschen auszubilden, zu coachen und zu unterstützen, damit sie dieses Wachstum bis zur richtigen Stufe durchlaufen können.”

Varekamp weist auch darauf hin, wie wichtig es sei, die grundlegenden Vereinbarungen, die sogenannten „Rahmenbedingungen“, gemeinsam zu definieren. „Nehmen wir an, wir möchten sechs Wochen im Voraus planen und möchten dann spätestens sechs Wochen im Voraus Klarheit über die Verfügbarkeit aller Beteiligten haben. Das klingt nach einer einfachen Vereinbarung, doch Fachkräfte im Gesundheitswesen wünschen sich bei der Gestaltung ihrer Dienstpläne möglichst viel Flexibilität. Das sind interessante Prozesse, bei denen eine externe Agentur helfen kann, diese Interessen zu klären und Fachkräfte von der Nützlichkeit und Notwendigkeit eines solchen Rahmenplans zu überzeugen. Es war wunderbar, Performation dabei als Partner zu haben.“

Kapazitätsmanagement bestens bewährt

„Die digitale Lösung ‚Kapazität‘ hat sich in der Krankenhausversorgung mehr als bewährt“, schließt Verbers. „In der Rehabilitationspflege steckt sie noch in den Kinderschuhen, aber die Datenanalysen zeigen bereits deutlich, dass die neue Arbeitsweise auch für uns einen Mehrwert darstellt. Mit Hilfe von Performation, das über die Expertise verfügt, dieses Kapazitätsmanagement gut zu organisieren und strategische Ziele zu realisieren.“

Performation ist Teil von Enovation 

„Kapazität” ist eine digitale Lösung innerhalb der Enovation-Plattform. Möchten Sie mehr über „Kapazität“ erfahren? Nehmen Sie Kontakt mit uns auf.