Daten aus allen Zahnarztpraxen in einem Quellsystem

Ein guter, zentraler Ort für die Erfassung von Quelldaten ist der Schlüssel zu einer präzisen datengestützten Arbeitsweise. Damit können auch bessere Entscheidungen getroffen und es kann effizienter gearbeitet werden. „Unsere wichtigsten Anforderungen waren der Einblick in Echtzeit-Managementinformationen und der einfache Vergleich von Informationen zwischen verschiedenen Standorten“, erklärt Willem Snieders, Finanzdirektor von Tandarts Today. Die Lösung lag in einem Quellsystem, in dem alle Informationen aus den angeschlossenen Zahnarztpraxen zusammenlaufen.

Tandarts Today (gegründet 2015, Sitz in Veldhoven) ist eine schnell wachsende Kettenorganisation, die lokale Zahnarztpraxen übernimmt. Mittlerweile überlassen etwa dreißig Praxen ihre Verwaltungsangelegenheiten Tandarts Today und behalten dabei ihre eigene Identität. „Auf diese Weise werden die Praxisinhaber nicht mehr von Nebensächlichkeiten und der zunehmenden Arbeitsbelastung durch Gesetze und Vorschriften ‚aufgefressen‘.“

Eine Klasse für sich

Tandarts Today wollte die Daten aller angeschlossenen Zahnarztpraxen in einem einzigen Quellsystem zusammenführen, um so mehr Einblick zu gewinnen und effizienter arbeiten zu können. „Wir haben uns immer noch zu sehr an den finanziellen KPIs orientiert, obwohl man eigentlich nach KPIs suchen sollte, die letztendlich zu einer besseren Leistung der Praxis führen. Dabei kann es sich um qualitative, finanzielle oder operative KPIs handeln. Kurz gesagt: um Informationen, die den Praxen tatsächlich helfen können, ihre Leistungsfähigkeit zu verbessern. Mit dem Ziel, die Qualität unserer Dienstleistungen und die Qualität unserer Behandlungen zu steigern.

Willem Snieders, Finanzdirektor von Tandarts Today:

„Wir haben uns immer noch zu sehr an den finanziellen KPIs orientiert, obwohl man eigentlich nach KPIs suchen sollte, die letztendlich zu einer besseren Leistung der Praxis führen.“

Mit diesem Ziel vor Augen beauftragte Tandarts Today Performation (teil von Enovation) mit der Einrichtung eines Managementsystems bzw. Quellsystems, in dem alle Daten der angeschlossenen Zahnarztpraxen zusammenlaufen. „Wir verfügen über eine eigene Dateninfrastruktur und verwalten unsere Daten selbst. Mit viel Geschick und Mühe können wir zwar selbst Daten erschließen, aber die tatsächliche Aufnahme aller Daten aus verschiedenen Quellen in eine zentrale Datenbank ist eine Spezialdisziplin für sich. Damit nimmt uns Performation eine Menge Arbeit ab. Und das System ist so aufgebaut, dass wir es in Zukunft selbst verwalten können.“

Konkrete Managementinformationen

Der wichtigste Augenöffner des neuen Systems von Tandarts Today bestehe laut Snieders vor allem in den großen spezifischen Unterschieden zwischen den Praxen. „Ohne diese Informationen hat man eigentlich keine Ahnung, wie sich die verschiedenen Praxen tatsächlich zueinander verhalten. Jetzt können wir beispielsweise nicht nur sehen, wie viel Prozent der Patientinnen und Patienten nach ihrem Zahnarztbesuch sofort einen neuen Termin vereinbaren, sondern auch, wie sich dies an einzelnen Tagen unterscheidet und warum das so ist. Die Praxen können dann darauf reagieren, um ihren Terminkalender voll zu halten. Ein weiteres Beispiel ist der Zusammenhang zwischen Vorsorge und dem Einsetzen von Füllungen. Das liefert konkrete Managementinformationen, von denen Zahnarztpraxen profitieren können.“

Willem Snieders:

„Wenn wir für morgen ein Gespräch mit einem Zahnarzt planen, ist es gut, wenn wir den aktuellen Stand der Dinge kennen.“

Performation ist normalerweise im Krankenhausbereich tätig, kann aber auch außerhalb davon gut eingesetzt werden, wie sich bei Tandarts Today gezeigt hat. „Aber das mussten sie erst noch beweisen“, sagt Snieders lächelnd. „Die Anforderungen an Zahnarztpraxen sind ziemlich spezifisch. Es gibt viele Faktoren, die beeinflussen, wie das System was lesen muss. Wir haben gemeinsam lange nach einer Lösung gesucht. Performation hat das sehr gut umgesetzt.“

Auf Knopfdruck

Alle Tandarts-Today-Praxen sind jetzt mit demselben Quellsystem verbunden, oft über einen Link. Das bedeutet, dass Tandarts Today jetzt direkten Zugriff auf die Informationen aller Mitgliedspraxen hat. „Wenn wir für morgen ein Gespräch mit einem Zahnarzt planen, ist es gut, wenn wir den aktuellen Stand der Dinge kennen.“ Auf Knopfdruck erhalten wir nun alle Informationen aus den verschiedenen Quellen in unser Datensystem. Daten, die wir ganz einfach mit anderen Praxen vergleichen können, sodass wir immer ein sinnvolles Gespräch mit den Niederlassungen und Zahnarztpraxen führen können. Nicht, um sie zu beurteilen, sondern um sie bei ihrer Entwicklung und Leistungsfähigkeit zu unterstützen. Unser operatives Team kann nun bei einem Besuch in einer Niederlassung eine praktische Übersicht mitnehmen. Das ist sehr hilfreich.“

Gleiches Quellsystem

Abschließend betont Snieders, dass der Wert von Daten nicht unterschätzt werden dürfe und solle. „Dieses Quellsystem verschafft uns wirklich gute Einblicke in die Abläufe in den Praxen, Einsichten in die Wertschöpfung und auch in die Faktoren, die die Qualität unserer Dienstleistungen erheblich verbessern können. Ja, wir sind rundum zufrieden!“

Kluge Entscheidungen auf der Grundlage von Fakten

Um die Zugänglichkeit der Gesundheitsversorgung zu erhalten, müssen wir gemeinsam intelligenter arbeiten. Die Datenanalyse gibt einen klaren Einblick in die Fakten. Mit Real World Monitoring lassen sich Optimierungs-, Innovations- oder Transformationsmöglichkeiten erkennen und Veränderungen verfolgen.