Pflegeverwaltung kümmert sich um finanzielle Auswirkungen

Ärzt*innen und das Personal in Polikliniken arbeiten hart und viel. Das gehört zu ihrem Beruf, darüber wird nicht viel gesprochen. Es ist daher wünschenswert, dass die Abrechnung nach ihrer schweren Arbeit korrekt ist. Schließlich arbeiten sie nicht umsonst, die Behandlung muss bezahlt werden. Dass sie eine korrekte Vergütung abrechnen, liegt zum Teil in ihren eigenen Händen. Dabei werden sie von der Abteilung für Pflegeverwaltung und einem praktischen Tool unterstützt.

Fatima Dani ist als Consultant für die Erfassung von Gesundheitsdaten mit diesem Thema bestens vertraut. Seit 2017 ist sie bei ZorgSaam Zeeuws-Vlaanderen in der Abteilung für Pflegeverwaltung tätig, wo bereits ein Pilotprojekt mit dem Tool Notiz, Teil der digitalen Lösung Audits, durchgeführt wurde, um die Erfassung von Gesundheitsdaten zu überprüfen und Abweichungen zu erkennen. „Wir wollten dieses Pilotprojekt gerne in einer Poliklinik starten, mit der Absicht, die korrekte Erfassung von Anfang an sicherzustellen. Damit soll im Nachhinein so wenig wie möglich ‚nachgebessert‘ werden müssen.“

First time right

Die „First-time-right”-Erfassung war dringend erforderlich, wie die steigenden Beträge an ungerechtfertigten Abrechnungen belegen, die das Krankenhaus an die Versicherungen zurückzahlen musste. So ergab sich im Rahmen der Eigenkontrolle, dass insbesondere die finanziellen Auswirkungen auf E-Health-Konsultationen und Parallelität sehr hoch waren. Außerdem schien die Qualität der Gesundheitsdatenerfassung nicht allzu gut zu sein.

„Wir stellten fest, dass ZorgSaam immer weniger Kontrolle über die Pflegeerfassung und die daraus resultierenden Ergebnisse hatte. Anstatt „first time right“, hatten wir eine jährlich steigende finanzielle Belastung. Es war wirklich an der Zeit, darüber nachzudenken, wie wir diese Auswirkungen verringern können.“

Alle zusammen

Fatima Dani | Consultant für Pflegeverwaltung

Zunächst beschloss das Krankenhaus, die Erfassung der Pflegedaten an der „Quelle“ zu verbessern. Mit anderen Worten: vom ersten Moment der Registrierung an. In der Poliklinik, zusammen mit der Abteilung Pflegeverwaltung. „Das Ziel ist es, gemeinsam einen Ablauf zu etablieren, der das Erkennen, Analysieren und Feedback umfasst. Damit keine Korrekturen mehr notwendig sind. Das ist unser Ziel: dass die Erfassung von Anfang an korrekt erfolgt.“

Fatima Dani wandte sich an Dr. Lodewick und ihre Sekretärinnen mit der Anfrage, ob sie an einem Pilotprojekt als erste Poliklinik mitwirken würden. „Warum diese Poliklinik? Weil die Dermatologie und die Verwaltungsabteilung sehr gut zusammenarbeiten. Die Hemmschwelle ist niedrig, und diese Poliklinik übernimmt stets die Initiative und ist proaktiv. Letztendlich steht und fällt ein solches Pilotprojekt mit der Mitarbeit aller Beteiligten, sonst bringt es nichts.“

Insbesondere die finanziellen Auswirkungen auf E-Health-Konsultationen und Parallelität erwiesen sich als sehr hoch.

– Fatima Dani | Consultant für Pflegeverwaltung

Bedauerlich, wenn dies nicht erstattet wird

Dr. Lodewick ergriff diese Gelegenheit beim Schopf. „Ich bin von Natur aus eine ziemliche Perfektionistin und möchte die Dinge daher von Anfang an richtig machen. Letztlich geht es auch um Geld, und zwar in zweierlei Hinsicht. Einerseits wollen wir so wenig Geld wie möglich an die Versicherung zurückzahlen. Andererseits geht es um Mittel, die einem entgehen könnten. Durch die Hektik während der Sprechstunden kommt es zu Untererfassungen. Dabei handelt es sich um Arbeit, die wir tatsächlich leisten und in die wir Zeit, Geld, Personal und Material investieren. Es ist bedauerlich, wenn diese nicht vergütet wird, nur weil nicht erfasst wird, was tatsächlich geleistet wurde.“

Im Laufe der Jahre hat sich auch diese Verwaltungsarbeit verlagert und ist teilweise in die Hände der Ärzt*innen zurückgekehrt. „Ich arbeite nun schon seit fast neun Jahren hier“, sagt Dr. Lodewick. „Zu Beginn meiner Tätigkeit wurden die Behandlungen vom Sekretariat abgerechnet. Bei Patient*innen mit mehreren Behandlungspaketen konnte es vorkommen, dass eine Behandlung dem falschen Behandlungsablauf zugeordnet wurde. Ich selbst wusste jedoch genau, wie die Situation war. Daher habe ich mich entschlossen, diese Aufgabe selbst zu übernehmen. Im Laufe der Jahre hat sich mein Aufgabenbereich somit zunehmend erweitert. Während meine Kolleg*innen und ich mehr selbst erfassten, erhielten unsere Sekretärinnen mehr Kontrollaufgaben Auch ihr Aufgabenbereich hat sich somit verändert, ist jedoch keineswegs kleiner geworden.“

Mehr Wissen an der Quelle

Für Dr. Lodewick ist die größte Veränderung seit dem Pilotprojekt das strukturierte Feedback zu den Korrekturen. „Früher nahm die Pflegeverwaltung die Korrekturen vor, und wenn man als Poliklinik darüber nicht informiert war, machte man beim nächsten Mal wieder etwas falsch. Jetzt werden diese Korrekturen gebündelt zurückgemeldet, nach Gruppe oder Situation. Das Ganze ist jetzt strukturierter, während es früher eher unverbindlich und ad hoc war, je nach Fall.“

„Das Konzept, Dermatologie als Vorbild für andere Fachbereiche zu nutzen, hat sich bewährt“, erklärt Fatima Dani. „Von der Pflegeverwaltung aus können wir die Notiz-Kontrollen verschiedenen Fachbereichen zuweisen, und mittlerweile hat jeder Fachbereich durchschnittlich zwei Kontrollen. Wir haben für jeden Fachbereich geprüft, was interessant ist, unter anderem auf der Grundlage der Eigenüberprüfung, und diese Kontrolle angeboten. Auf diese Weise erweitern wir das Wissen an der Quelle, sodass wir in Bezug auf unser Wissen näher aneinander rücken und uns gegenseitig auf dem neuesten Stand halten.“

Zwischendurch können plötzlich auftretende Probleme immer wieder schnell behandelt werden.

– Dr. Lodewick | Dermatologie

Auf dem richtigen Weg

Dr. Lodewick | Dermatologie

Abschließend merkt Fatima Dani an, dass ZorgSaam mit Unterstützung von Performation, seit Februar 2025 Teil von Enovation, auf dem besten Weg ist, die (First-time-right-)Erfassung zu optimieren. „Wir sind allerdings noch nicht am Ziel“, relativiert sie. „Aber dank dieser Zusammenarbeit sehen wir bereits Verbesserungen. Denn genau darum geht es: um eine Zusammenarbeit mit allen, die an der Erfassung beteiligt sind!“

„Ich kann das nur bestätigen“, sagt Dr. Lodewick. „Ich hatte immer einen sehr guten Kontakt zur Pflegeverwaltung. Das Thema hat mich auch schon immer interessiert, denn wir haben schon seit langem, lange vor diesem Projekt, regelmäßige Zusammenkünfte, bei denen wir bestimmte Probleme miteinander besprechen. Und zwischendurch können plötzlich auftretende Probleme immer schnell behandelt werden. Das schätze ich sehr an dieser Zusammenarbeit.“

„Für uns ist es genauso“, schließt Fatima Dani. „So bleiben wir auch im Flow dieser Zusammenarbeit. Mit ‚Derma‘ hatten wir tatsächlich alle zwei Monate eine regelmäßige Besprechung. Inzwischen sind auch vierteljährliche Treffen mit allen Abteilungen, die ich unterstütze, vorgesehen. Und das ist sehr angenehm!“

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