Zuyderland gewinnt Klarheit und Kontrolle über die Personaleinsatzplanung mit Dienstplanung

Die genaue Erstellung eines Dienstplans kann sehr komplex sein. Dies gilt insbesondere, wenn die Anzahl der Standorte, Abteilungen und Benutzer zunimmt. Höhere Mathematik für das normale menschliche Gehirn. Daher verwendet ein Krankenhaus, wie das Zuyderland Medisch Centrum, die Planungssoftware für Ärzte Dienstplanung, auch bekannt als „MedSpace“.

Das Zuyderland wurde aus dem Atrium Medisch Centrum Parkstad und Orbis Medisch Centrum Sittard-Geleen gebildet. Diese limburgischen Gesundheitseinrichtungen haben sich ab 1. Januar 2015 zusammengeschlossen. Für die Fachgruppe Chirurgie hält Direktionssekretärin Simone Rouwette die Fäden in der Hand, was die Planung der Fachärzte und Hilfskräfte betrifft. Berry Meesters, Chirurg der Fachgruppe Chirurgie, war früher über Dienstplanung in die Verwaltung und Planung eingebunden und ist heute nur noch „zufriedener Beutzer” des Programms.

21 Fachgruppen

Vor über zwölf Jahren wurde die MedSpace in der Fachgruppe Chirurgie des Zuyderland Medisch Centrum eingeführt. Heute, 2024, nutzen 21 Fachgruppen die innovative Online-Dienstplananwendung für Fachärzte, Assistenzärzte und Hilfskräfte; insgesamt achthundert MedSpace-Benutzer. „Während des Fusionsprozesses war es kurze Zeit schwierig, denn einer der Standorte wollte lieber an der bewährten Excel-Tabelle festhalten. Unsere Fachgruppe wünschte sich für die Zukunft ein professionelles System, in Form der MedSpace. Und dieser Wunsch wurde umgesetzt und die Anwendung nach und nach in unserem Krankenhaus eingeführt – und bis heute ist uns immer noch nichts Nachteiliges zu Ohren gekommen.“

„Ein sehr benutzerfreundliches Programm“, fügt Simone Rouwette hinzu. „Früher hatten wir ein eigenes Programm, das natürlich nicht so ausführlich und übersichtlich war. Inzwischen bin ich so daran gewöhnt, dass ich mit nichts anderes als mit der Dienstplanung arbeiten möchte.“ Berry Meesters: „Ich kann mich noch sehr gut daran erinnern, dass wir in der Anfangszeit sagten: „Das machen wir ein oder zwei Jahre und dann bewerten wir das Programm.“ Diese Bewertung ging schließlich nahtlos über in: Weitermachen!“

Die Notwendigkeit guter Arbeitsvereinbarungen

Die Fachgruppe Chirurgie (mit 64 Benutzern) besteht aus verschiedenen Unterabteilungen, wie der Unfall-, Gefäß- und gastroenterologischen Chirurgie. Auch die Dienste von Assistenzärzten, Ärzten in Weiterbildung und Physician Assistants werden in die Planung einbezogen, wobei die Erstellung einer fehlerfreien Planung fast schon an höhere Mathematik grenzt.

Simone Rouwette, Assistentin der Geschäftsleitung des Zuyderland Medisch Centrum

„Die Chirurgie bestand früher aus der Urologie, Orthopädie und plastischen Chirurgie“, erklärt Berry Meesters. „Diese Fachgebiete haben sich vollständig von der Chirurgie getrennt. Innerhalb der Fachgruppe Chirurgie gibt es jetzt fünf Hauptdisziplinen. Diese arbeiten entweder völlig unabhängig voneinander, wobei andere Mitglieder der Fachgruppe nicht mehr in die anderen Unterdisziplinen involviert sind, oder sie arbeiten z. B. sowohl für die Unfall- als auch für die Thorax- oder gastroenterologischen Chirurgie“.

Simone: „Und dann haben wir bei der Planung mit mehreren Abhängigkeiten zu tun. Nun, das wird manchmal knifflig. Gute Arbeitsvereinbarungen zwischen Administratoren und Fachärzten sind sehr wichtig, um dennoch eine fehlerfreie Dienstplanung zu gewährleisten.”

Gute Arbeitsvereinbarungen zwischen Administratoren und Fachärzten sind sehr wichtig, um dennoch eine fehlerfreie Dienstplanung zu gewährleisten. – Simone Rouwette

Mehr Übersicht und Transparenz

Damit die Dienstplanung in Zusammenarbeit mit allen Benutzern auf bestmögliche Art und Weise genutzt werden kann, geht die Fachgruppe von Berry Meesters und Simone Rouwette von einem Basisdienstplan aus. „Darauf haben wir uns geeinigt, aber manchmal ist es trotzdem kompliziert“, so Berry. „Vor allem, was die Urlaube betrifft, oder wenn ein Chirurg gebeten wird, kurzfristig irgendwo einen Vortrag zu halten. Und obwohl das jeder schön findet, und es auch gut für unsere Fachgruppe ist, muss dieser Dienst doch aufgefangen werden. Wir haben uns darauf geeinigt, Urlaube und Kongresse zu achtzig Prozent zu melden, so dass der Dienstplan weitgehend feststeht.”

Laut Simone Rouwette liegt der absolute Mehrwert der Dienstplanung in der Benutzerfreundlichkeit sowohl für Administratoren als auch für Benutzer. „Das Setzen von Filtern beispielsweise ist sehr einfach. Das Programm ist für alle verständlich und sehr transparent. Außerdem ist die Erstellung deutlicher Übersichten bis hin zu jedem gewünschte Detail einfach.“

„Ich finde sie sehr übersichtlich“, ergänzt Berry Meesters. „Es ist klar ersichtlich, was jede Person wann tut und welche Dienste die jeweilige Person hat. In der App kann man sehr schnell seinen Dienstplan für die nächste Woche einsehen. Und wir können darin ganz einfach Urlaubs- und Kongresstage melden. Außerdem ist ersichtlich, wer was wann und wo geändert hat. Dieser Verlauf ist sehr praktisch. Eine sehr schöne Ergänzung in der MedSpace wäre noch eine geeignete Verknüpfung mit den benötigten OP- und Ambulanzkapazitäten, mit einem Link zu den Warte- und Zugangszeiten.“

Ein zukunftssicheres Programm

Laut Simone Rouwette und Berry Meesters arbeitet das Zuyderland-Krankenhaus mit einem zukunftssicheren Programm, das es noch viele Jahre nutzen kann. „Sollten wir Änderungen wünschen, können wir das angeben“, so Simone. „Die Fachleute hinter Dienstplanung denken immer mit. Der Helpdesk ist sowieso sehr gut. Sie erklären uns nicht nur die Funktionsweise, sondern helfen uns auch, selbst Lösungen zu finden, anstatt nur etwas zu zeigen, das zwar in diesem Moment funktioniert, aber am nächsten Tag wieder vergessen ist. Denn sie stellen mir die Tools zur Verfügung, und das ist wirklich gut. Dann lerne ich auch etwas.“

Einen Kollegen im Haus zu haben, der mit der Dienstplanung geschickt umzugehen weiß, ist laut Berry Meesters jedoch wichtig. „Jemand, der versteht, wie der Hase läuft in der Organisation. Jemand der genau weiß, wie, was und wo. Bei uns ist das vor allem Simone Rouwette. Sie ist diejenige, die mit der OP-Planung, den Polikliniken, Assistenten und so weiter in Kontakt steht. Im Krankenhaus machen wir uns gelegentlich über die Zeit nach Simone Rouwette Sorgen.“

Ihr Mehrwert liegt vor allem im Inhalt des Dienstplans und nicht in der Bedienung oder dem Ausfüllen des Dienstplans. „Entfernt man irgendwo ein Glied, kann eine Art Dominoeffekt entstehen“, erklärt Berry. „Und das kann MedSpace nicht so einfach lösen. Es erfordert immer noch die Interaktion und das Mitdenken von Leuten, die bereits wissen, wie der Laden läuft. Ganz gleich, wie benutzerfreundlich und übersichtlich das System ist.“

„Man muss es so sehen,“ sagt sie abschließend. „Hinter jeder Ecke lauert eine Geschichte.“

Dienstplanung ist Teil von MedSpace, die Planungslösung für ärztliches Personal.

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