Effiziente Dienstplanung erleichtert die komplexe Planung am UKSH

Komplexe Dienstplanung, viele Arbeitsplätze und hohe Anforderungen an Fairness und Transparenz: Die Anästhesiekliniken des Universitätsklinikums Schleswig‑Holstein setzen seit 2022 auf MedSpace – seit 2025 Teil von Enovation –  um ihre Dienstplanung effizient und zukunftssicher zu gestalten. Das Ergebnis: deutlich weniger Planungsaufwand, mehr Transparenz für Mitarbeitende und eine spürbare Steigerung der Planungsqualität.

Der Start mit Dienstplanung in Deutschland

Zunehmende Anforderungen an die Zuverlässigkeit der Dienstplanung führten uns 2022 zu MedSpace. Der Kontakt war unkompliziert und von Anfang an konstruktiv. Unsere komplexen Anforderungen an ein Dienstplanprogramm konnte bereits  bei der ersten Vor-Ort durch Dienstplanung erfüllt werden.

Frau Prof. Dr. Nau, Direktorin der Klinik für Anästhesiologie und Intensivmedizin des Universitätsklinikums Schleswig-Holstein, Campus Lübeck: Dienstplanung hat uns die komplexe Planung in unserer Klinik erleichtert: Alle relevanten Parameter sind jetzt auf einer Oberfläche vereint – das bietet unseren Mitarbeitenden mehr Transparenz und spart uns eine Menge Planungszeit. Die Algorithmen-gestützte Planung ist dabei eine hilfreiche Innovation.

Dienstplanung hat uns die komplexe Planung in unserer Klinik erleichtert.

Die Ausgangssituation in der Anästhesie am UKSH

Die Abteilung für Anästhesie am Campus in Kiel hat Dienstplanung in 2022 als erste am UKSH eingeführt begonnen. Im Jahr 2023 hat die Anästhesie am Campus Lübeck mit Dienstplanung begonnen. An beiden Standorten arbeiten jeweils etwa 140 Ärzt:innen in der Anästhesieabteilung. Über 100 Arbeitsplätze und Dienste müssen korrekt und so effizient wie möglich an beiden Standorten geplant werden.

Eine bisher in Kiel genutzte selbst erstellte Lösung in Kombination mit Excel konnte mit dem zunehmenden Anspruch an die Planung nicht mehr mithalten. Aufgrund doppelter Buchführung und fehlender Rückkopplung gab es mehrfach doppelte Eintragungen und Konflikte. Die monatlich notwendige Zeit zur Planung betrug verteilt auf 6 Planende jeweils ca. 2 Stunden pro Dienstgruppenplan. Die Jahresplanung von Urlaub und Intensivrotationen nahm weitere zwei Wochen Vollarbeit in Anspruch. Hinzu kamen tägliche Kontrollen auf etwaige Doppelbesetzungen oder Verteilungskonflikte zwischen den beiden Planungsoberflächen. Aufgrund abnehmender Datensicherheit wurde eine Alternative gesucht.

Wie sehen die Kliniken für Anästhesiologie in Kiel und Lübeck aus?

Die Klinik für Anästhesiologie und Operative Intensivmedizin des UKSH Campus Kiel umfasst den zentralen Bereich der Anästhesie mit etwa 35 Anästhesiearbeitsplätzen, vier Intensivstationen, die im Dreischichtsystem besetzt werden, eine Schmerz- und eine Palliativstation sowie 8 FTE im Rettungsdienst an fünf verschiedenen Standorten im Zweischichtsystem.

Die Klinik für Anästhesiologie und Intensivmedizin des UKSH Campus Lübeck umfasst den zentralen Bereich der Anästhesie mit über 40 Anästhesiearbeitsplätzen, vier Intensivstationen, die im Dreischichtsystem besetzt werden, ein Schmerzzentrum mit Ambulanz und Schmerztagesklinik, drei Notarztstandorte sowie den Telenotarzt und die Besetzung von ITW und VEF im Rettungsdienstbereich Lübeck.

Wie anspruchsvoll ist die Planung in der Anästhesie heute?

Die Planung in der Anästhesie ist sehr anspruchsvoll, da nicht nur unterschiedliche Arbeitsplätze mit der richtigen Qualifikation besetzt werden müssen, sondern auch ein forderndes Dienstsystem mit Bereitschaftsdiensten und Schichtdiensten fair und unter Berücksichtigung der Mitarbeitenden geplant werden muss.

Wie viel Zeit und Mühe kostet die aktuelle Planung?

Unter den aktuellen Gegebenheiten schaffen die beiden Kliniken es, eine Monatsplanung aller Dienstgruppen in 2 Stunden zu erstellen. Dienstplanung bietet die Funktion, Arbeitsplatzfolgen über bis zu 6 Monate zu konfigurieren, die wir zum Beispiel als Einarbeitungsrotationen mit einem Mausklick eintragen können.

Die Jahresplanung aller Urlaube und der Teilzeit nimmt etwa vier Tage in Anspruch.

Die so eingesparte Zeit können wir in die Qualität der Planung für die einzelnen Mitarbeitenden investieren und behalten immer noch einen Zeitgewinn, den wir in Patient*innenversorgung, Aus- und Weiterbildung oder Forschung einsetzen können.

Hierdurch haben wir einen doppelten Benefit: zufriedene Mitarbeitende und Arbeitszeitersparnis der Planenden.

Warum hat sich die Anästhesie des UKSH für Dienstplanung entschieden?

Dienstplanung hat uns alle Anforderungen erfüllt, die wir an ein modernes Dienstplansystem gestellt haben. Die App erlaubt es den Mitarbeitenden jederzeit auf den persönlichen Dienstplan zuzugreifen sowie auf einfache Weise Wünsche und Urlaubsanträge zu erfassen.

Prof. Dr. Steinfath, Direktor der Klinik für Anästhesiologie und Intensivmedizin des Universitätsklinikums Schleswig-Holstein, Campus Kiel: „Mit Dienstplanung ist eine breit gefächerte detaillierte Personal- und Arbeitsplatzplanung möglich, wovon wir in unserer Klinik mit den fünf Teilbereichen Anästhesie, Intensivmedizin, Notfallmedizin, Schmerztherapie und Palliativmedizin sehr profitieren. Die speziellen Anforderungen an unterschiedliche Arbeitsplätze lassen sich praxisgerecht abbilden und ermöglichen eine effiziente und transparente Planung. Dienstplanung wird sowohl von den Planern als auch von den Mitarbeitenden in den unterschiedlichen Bereichen sehr geschätzt.“

Die speziellen Anforderungen an unterschiedliche Arbeitsplätze lassen sich praxisgerecht durch den Einsatz von Dienstplanung abbilden und ermöglichen eine effiziente und transparente Planung.

Welche Funktionen nutzen sie (einschließlich Planautomatisierung)?

Neben der App und der Software beginnen wir jetzt mit der automatischen Dienstplanung für einzelne Aktivitäten. Eine besondere Bedeutung haben für uns die Mindestbesetzungen, die wir pro Aktivität und pro Cluster selbst einstellen und damit auf einen Blick überprüfen können. So werden Doppel- und Unterbesetzungen nahezu ausgeschlossen. Das integrierte Berichtsystem ermöglicht zudem eine Auswertung pro Mitarbeiter:in oder pro Arbeitsplatz, sodass weiterbildungsrelevante Einteilung gemonitort werden und bei der Verteilung größtmögliche Fairness herrscht.

Wie kommt die App bei den Mitarbeitenden an?

Unsere Mitarbeitenden nutzen die App regelmäßig, um zum Beispiel ihre Urlaubsanträge zu erfassen und Dienstwünsche abzugeben.

Was hat sich mit der Nutzung von Dienstplanung verändert?

Seit dem wir Dienstplkanung nutzen, hat sich die Planungszeit signifikant verringert. Die so gewonnene Zeit kann in die Planungsqualität und Mitarbeitendenzufriedenheit investiert werden, oder für mehr Produktivität in der Anästhesie, Aus- und Weiterbildung und Forschung genutzt werden. Unsere Mitarbeitenden fühlen sich deutlich mehr in die Dienstplanung involviert. Zusätzlich konnten wir die Zahl der Fehlplanungen aufgrund Doppel- oder Unterbesetzung auf ein Minimum reduzieren. Die Quote der gewährten Urlaubswünsche konnte zudem signifikant erhöht werden, da zu jeder Zeit erkennbar ist, ob die Zahl und der Ausbildungsstand der Mitarbeitenden ausreichen.

Die automatische Rotationsplanung mit Anbindung an das Dienstplansystem, ist eine sinnvolle Erweiterung

Mit der Rotationsplanung wurde ein Wunsch von uns erfüllt. Eine vorgefertigte Schichtfolge kann nun mit wenigen Klicks erstellt und eingetragen werden. Alle, die einen Rahmendienstplan nutzen, profitieren enorm von dieser Neuerung. Bei uns hat sich die Intensiv- und NEF-Jahresplanung hierdurch deutlich erleichtert.

Was hält  Frau Prof.  Nau von den Dienstleistungen (inklusive Support Desk) von Dienstplanung?

Der Support von MedSpace (Enovation) reagiert schnell auf Anfragen. E-Mails und Anrufe führen schnell zu einer Lösung der von uns herangetragenen Themen. Die Bearbeitung erfolgt auch in deutscher Sprache. Die meisten Probleme wurden innerhalb des Anrufes behoben, komplexere Fragestellungen innerhalb eines Tages.

Die Auslieferung der Software erfolgte über das Support-Team und ermöglichte uns, direkt in die Planung einzusteigen.

Über das UKSH

Als größter Gesundheitsdienstleister, einziges Klinikum der Maximalversorgung in Schleswig-Holstein und eines der größten Universitätskliniken in Deutschland haben wir einen hohen Anspruch an die Qualität unserer Arbeit. Die anästhesiologischen Kliniken beider Standorte gehören zu den größten Fachabteilungen des UKSH mit einer sehr komplexen Arbeitsplatz- und Dienststruktur.

Über Dienstplanung

Dienstplanung ist die innovative Lösung die von > 650 Fachabteilungen und über 30.000 Ärzt*innen in den Niederlanden, Belgien und Deutschland genutzt wird. Dienstplanung ist die führende Online-Anwendung für die digitale Einsatz‑ und Dienstorganisation der Ärzteschaft. Vor allem für Fachabteilungen mit komplexen Planungen bietet Dienstplanung die perfekte Lösung für eine effiziente Planung Ihres medizinischen Personals.

Unsere Dienstplanung- Anwendung wurde vor 20 Jahren in enger Zusammenarbeit mit Ärzt*innen des Diakonessenhuis in Utrecht und des Amphia Krankenhaus in Breda entwickelt und stetig weiter verbessert. Dienstplanung ermöglicht Zeitersparnis, vermeidet Terminkonflikte und steigert die Effizienz Ihrer Organisation, sodass Sie sich auf eine hervorragende Patientenversorgung konzentrieren können.

Außerdem bietet Dienstplanung eine App. Mit dieser App kann der aktuelle Plan jederzeit eingesehen werden und können Urlaubsanträge, Tauschanfragen sowie Präferenzen für bestimmte Schichten papierlos erledigt werden. Weiterhin ist die Implementierungszeit sehr kurz und die Kunden können die Software bereits nach 6 Wochen nutzen. 90 % der Krankenhäuser in den Niederlanden vertrauen auf diese digitale Lösung von Enovation.

Möchten Sie wissen, wie Dienstplanung Ihr Unternehmen bei der komplexen Planung unterstützen kann? Kontaktieren Sie uns gerne für weitere Informationen oder ein unverbindliches Gespräch.

Im Februar 2025 wurde Medspace Teil von Enovation. Die digitale Lösung „Dienstplanung” ist nun Teil der Enovation-Plattform.