“Medicatiefouten voorkomen met digitaal voorraadbeheer”

Is er medicatie buiten openingstijden van de apotheek nodig of is er sprake van spoedmedicatie? Dan is daar de werkvoorraad: een kast bedoeld als noodvoorziening waar de zorgmedewerker medicatie uit kan halen. Maar wat nu als de werkvoorraad niet goed wordt bijgehouden? Daar heeft Enovation Medimo een oplossing voor bedacht. Sabine Eijkelhoff is projectmanager en helpt organisaties met het digitaal beheren van de werkvoorraad en opiaten.

Komt tijd, komt voorraad

Sabine leerde door de tijd heen hoe belangrijk zo’n werkvoorraad is: “Ik werkte hiervoor als consultant bij een apotheek en deed controles op de werkvoorraad bij diverse organisaties. Wat bleek? Vaak was deze noodvoorziening niet op orde. Er werd niet goed bijgehouden wat er nu in de kast lag.” Dat kon makkelijker én veiliger, dacht ze.

Slimme logistiek

Inmiddels is Enovation Medimo haar werkgever en helpt Sabine organisaties om hun werkvoorraad slim in te richten met deze module. Waarom is dat zo belangrijk? Sabine vervolgt: “Om medicatiefouten te voorkomen, moet voorraadbeheer gewoon gedigitaliseerd worden. En dat gaat gemakkelijk met Medimo.” Ze geeft een voorbeeld: “De arts schrijft het recept voor in Medimo en geeft hierbij aan hoeveel stuks van het geneesmiddel uit de werkvoorraad gehaald moeten worden. De zorgmedewerkers geeft vervolgens in Medimo aan dat de medicatie uit de noodvoorraad gehaald is.”

Digitale voorraad registratie ook voor opiaten

En hoe zit het dan met opiaten? “Opiaten vallen onder de Opiumwet en daarom zijn er aanvullende eisen gesteld aan deze geneesmiddelen t.a.v. het opslaan en registreren van de voorraad. Medimo digitaliseert ook de voorraad van de opiaten op cliëntniveau op de afdelingen. Indien er een Fentanylpleister moet worden geplakt én dit in digitale toedienregistratie wordt vastgelegd, past Medimo de voorraad direct aan. Medimo helpt de zorg hiermee veel tijd te besparen door een sluitende opiaatregistratie te bieden.”

Automatisch bijbestellen

Wat nu als de medicatie op dreigt te raken? “Je kan aanzetten dat er automatisch wordt bijbesteld. Je hebt bijvoorbeeld een voorraad van 40 stuks. Zakt dit aantal tot onder de 10? Dan gaat er een bestelling naar de apotheek om weer aan te vullen tot het gewenste aantal van 40 stuks.” En dat is nog niet alles, de module kent meer slimmigheidjes. Als een medicijn over de houdbaarheidsdatum is, kun je dit zien in de applicatie. Medicatie kun je er dan gemakkelijk tussenuit vissen zonder dat je eerst alle doosjes moet controleren.

Gemak, veiligheid en een beetje discipline

Medicatie in de werkvoorraad wordt dus slim vastgelegd en is zo weer snel up-to-date. Daardoor zijn deze ‘hoge-nood-medicijnen’ altijd voorradig en dat vergroot de veiligheid voor de cliënt. Maar het blijft ook mensenwerk. Sabine: “Het vraagt wel discipline. Elke wijziging moet natuurlijk wel goed worden geregistreerd. Zo moet de zorgmedewerker een onttrekking uit de voorraad altijd registreren. Gelukkig gaat dat eenvoudig met Medimo! Je verricht een aantal handelingen, maar gelukkig gaan die nu dus allemaal digitaal.”

Medimo maakt gebruik van kunstmatige intelligentie (AI)

“Met de inzet van kunstmatige intelligentie in Medimo gaan we nog een stap verder. De zorgmedewerker wordt meer en meer ondersteund om veiliger en makkelijker te werken. Zo kijkt Medimo mee voor het maken van een goede controle foto voor risicovolle medicatie bij de cliënt, maar kunnen er ook etiketten worden gescand. Als er medicatie uit de werkvoorraad gehaald moet worden, kan door het scannen van het etiket of de barcode op het doosje altijd gecontroleerd worden of het juiste geneesmiddel uit de werkvoorraad wordt gepakt.”

Ze sluit dan ook enthousiast af: “De voorraadbeheer-module is echt een mooie toevoeging aan de digitalisering van de zorg, omdat de papieren rompslomp verdwijnt. Alle zorgorganisaties zouden dit moeten gebruiken!”