Notiz-AI identifiziert fehlende und fehlerhafte Registrierungsdaten

Das Zaans Medical Centre (ZMC) setzt künstliche Intelligenz ein, um ausgefeilte Kontrollen im Hinblick auf Rechtmäßigkeit und Vollständigkeit durchzuführen. In Zusammenarbeit mit Performation (seit Februar 2025 Teil von Enovation) hat ZMC zu diesem Zweck das Modul Notiz-AI implementiert. Dieses Tool verbessert die Genauigkeit und Geschwindigkeit der Datenanalyse erheblich. 

Im ZMC spielt die Abteilung „Verwaltung des Gesundheitswesens und der Rechnungsstellung“ eine entscheidende Rolle bei der Überwachung der Richtigkeit, Pünktlichkeit und Vollständigkeit der Erfassung und Rechnungsstellung. Seit 2016 verwendet „het Zaans“ hierfür Notiz, das Erfassungs- und Kontrolltool der digitalen Lösung Audits. Trotzdem gab es nach wie vor gewisse Herausforderungen, insbesondere im Zusammenhang mit Untererfassungen und der Kontrolle von Telefonkonsultationen.

Charlotte Rijkelijkhuizen, Senior-DBC-Consultant bei ZMC, erinnert sich gut daran, wie der KI-Ball ins Rollen kam: „Während eines Inspirationstages bei unserem Versicherer Zilveren Kruis hielt Erasmus MC einen Vortrag über den Einsatz von KI. Das brachte uns zum Nachdenken: Wie können wir KI nutzen?“

Ein relativ kleiner Fehler in einer Stichprobe führt häufig zu einer erheblichen finanziellen Korrektur.

Thomas Overmars, DBC-Consultant im ZMC

„Im Rahmen der horizontalen Aufsicht haben wir jedes Jahr festgestellt, dass Fernkonsultationen ein Problem darstellten“, ergänzt ihr Kollege Thomas Overmars. „Ein relativ kleiner Fehler in einer Stichprobe führt oft zu einer erheblichen finanziellen Korrektur. Wir suchten nach einer Lösung, die es uns ermöglichte, die Situation strukturell zu verbessern. Dies führte zur Entscheidung für Notiz-AI, einem Modul, das KI auf die elektronische Patientenakte (ePA) anwendet und fehlende oder fehlerhafte Einträge aufspürt.“

Modell krankenhausspezifisch gestalten

Charlotte Rijkelijkhuizen und Thomas Overmars

Die Implementierung einer Innovation wie Notiz-AI ist kein kurzfristiges Unterfangen. Laut Thomas Overmars lag die größte Herausforderung in der IT-Infrastruktur: „Es hat Monate gedauert, bis die Server fertig waren. Es bedurfte einer Abstimmung zwischen unserer IT-Abteilung, dem externen IT-Partner und dem Audits-Team. Das hat mehr Zeit in Anspruch genommen als erwartet.“

Auch das Training des KI-Modells war sehr zeit- und arbeitsaufwändig. Charlotte Rijkelijkhuizen betont, wie wichtig es sei, Geduld zu haben: „Das Modell musste krankenhausspezifisch angepasst werden. Die KI lernt aus den Eingaben, die man macht, also muss man sich wirklich Mühe geben. Thomas hat in der Implementierungsphase mehr als tausend Akten durchgesehen, um festzustellen, ob etwas korrekt erkannt wurde oder nicht.“

Effektivere Feedback-Schleife

Der Hauptunterschied zu Notiz Daily Auditing, einem System, das Daten mit Daten vergleicht, besteht darin, dass Notiz-AI den Text in der elektronischen Patientenakte analysiert und ihn mit den registrierten Behandlungen verknüpft. „Früher mussten wir Stichproben nehmen und Akten manuell überprüfen“, sagt Thomas Overmars. „Das ist unpraktisch, wenn man alle telefonischen Konsultationen in einem Krankenhaus überprüfen will. Jetzt analysiert die KI den gesamten Datensatz und signalisiert nur die Fälle, die wir wirklich überprüfen müssen.“

„Dadurch können wir viel gezielter vorgehen“, fügt Charlotte Rijkelijkhuizen hinzu. „Anstatt sich an eine ganze Fachgruppe wegen Fehlern in der Berichterstattung zu wenden, können wir nun gezieltes Feedback an einen bestimmten Arzt oder eine Betreuungsperson geben.“ Thomas Overmars: „Wir können jetzt viel genauer angeben, wo Verbesserungen erforderlich sind. So wird das Feedback effektiver und die Ärzt*innen fühlen sich durch allgemeine Korrekturwünsche weniger belastet.“

Dieses Modul hilft uns nicht nur, finanzielle Risiken zu verringern, sondern trägt auch zu einer effizienteren und genaueren Erfassung bei..

Charlotte Rijkelijkhuizen, Senior-DBC-Consultant bei ZMC

Ein großer Vorteil ist außerdem, dass das Modell dazu beiträgt, die horizontale Aufsicht im Gesundheitswesen, bei der Krankenhäuser und Krankenversicherungen zusammenarbeiten, um die Rechtmäßigkeit von Abrechnungen zu kontrollieren, effektiver umzusetzen. „Unsere Krankenversicherung war offen für diese Innovation“, sagt Overmars. „Wir haben gemeinsam untersucht, wie wir Konsultationen effizient analysieren können und welche Risiken akzeptabel sind. Dadurch sind die Kontrollen nun wesentlich zielgerichteter.“

Notiz bietet auch finanzielle Vorteile. Die Kontrollen verhindern, dass nicht autorisierte Termine oder abgelaufene Anträge zu unbezahlten Leistungen führen. „Das sorgt für mehr Sicherheit in den Abrechnungsprozessen und verhindert finanzielle Nachteile.“

Pionierarbeit

Sowohl Charlotte Rijkelijkhuizen als auch Thomas Overmars sind mit unserer Zusammenarbeit sehr zufrieden. „Die kurzen Kommunikationswege und das schnelle Umschalten sind für mich ein echtes Plus“, sagt Overmars. „Wenn wir Fragen haben, erhalten wir schnelle Antworten, und wenn Anpassungen erforderlich sind, werden diese sofort vorgenommen.“ Charlotte Rijkelijkhuizen fügt hinzu: „Es war eine Pionierarbeit für alle, die an dem Projekt beteiligt waren, aber am Ende haben wir gemeinsam etwas geschaffen, auf das wir stolz sind.“

Transformation und intelligente Erfassung mit KI und RPA

Pflegeabteilungen stehen vor der Herausforderung, die Prozesse der Pflegeerfassung so reibungslos und fehlerfrei wie möglich zu gestalten. Hier kommen die Vorteile von Künstlicher Intelligenz (KI) und Robotic Process Automation (RPA) zum Tragen. Mit dieser Checkliste erfahren Sie, wie KI und RPA dazu beitragen:

• Erhöhte Genauigkeit
• Einsparung von Kosten und Vollzeitäquivalent
• Verbesserte Einhaltung der Vorschriften
• Wie Umsetzung und Unterstützung funktionieren

Thomas Overmars: „Als relativ kleines Krankenhaus übernehmen wir eine Vorreiterrolle bei der Anwendung von KI in der Pflegeverwaltung. Wir stellen fest, dass auch andere Krankenhäuser Interesse an unserem Ansatz zeigen und werden zunehmend gebeten, unsere Erfahrungen zu teilen. Dies bestätigt uns darin, dass wir auf dem richtigen Weg sind.“

Die Implementierung von Notiz-KI braucht Zeit

Für andere Krankenhäuser, die KI einsetzen möchten, haben die DBC-Consultants des Zaans Medical Centre einen klaren Ratschlag. „Nehmen Sie sich Zeit für die Implementierung, insbesondere für die technische Einrichtung und das Training des Modells”, empfiehlt Rijkelijkhuizen. „Und stellen Sie sicher, dass Sie fachlich versierte Menschen an Bord haben, die den Algorithmus feinabstimmen können.“ Overmars nickt. „KI ist keine Plug-and-Play-Lösung. Man muss sich damit auseinandersetzen, testen, optimieren und Geduld haben.“

„KI in der Gesundheitsverwaltung ist nicht nur spannend, sondern vor allem auch sehr wertvoll“, schließt Rijkelijkhuizen. „Dieses Modul hilft uns nicht nur, finanzielle Risiken zu minimieren, sondern trägt auch zu einer effizienteren und genaueren Erfassung bei. Und das kommt letztlich dem gesamten Gesundheitssystem zugute.“

Sie möchten wissen, was Notiz-KI, Teil unserer digitalen Lösung Audits, für Ihre Gesundheitsorganisation bedeuten kann? Wir erläutern es Ihnen gerne.