Complexe planning eenvoudig gemaakt voor Klinikum Stuttgart

Nadat prof. Dr. Walther in 2013 tevergeefs had gewacht op de implementatie van belangrijke componenten in het bestaande systeem voor de planning van de inzet van personeel, startte hij in 2015 als eerste gebruiker in Duitsland Roosteren, ook bekend als ‘MedSpace’, een online rooster-applicatie voor medisch specialisten, arts-assistenten en ondersteunend personeel. 

Eerste contact

Roosteren werd voor het eerst als digitale oplossing in Duitsland gepresenteerd op het Anesthesiecongres 2013 in Nürnberg, op uitnodiging van DGAI (Deutsche Gesellschaft für Anästhesiologie & Intensivmedizin). Tijdens een pauze raakte prof. Dr. Walther in de expositieruimte van het congresgebouw in gesprek met Jan Pieter Gallas, de oprichter van MedSpace. Na een korte presentatie van het programma werd destijds vastgesteld dat het nog te pover en ontoereikend was voor toepassing in de anesthesie.

Prof. Dr. Walther formuleerde de minimumeisen en ideeën die noodzakelijk waren voor het dagelijks gebruik ervan. Na een ontwikkeling van bijna 18 maanden werd Roosteren opnieuw, en nu met succes, gepresenteerd. De eerste bestelling uit Duitsland was een feit.

Prof. Walther

De uitgangssituatie in de anesthesiekliniek in Klinikum Stuttgart in 2015 

De kliniek had toen 100 artsen in dienst en werkte met Excel-sheets en papieren notities, maar de planning werd te complex om nog met Excel uit te kunnen voeren. Men had ook gekeken naar een eigen ontwikkeling van een planningsoplossing, die prof. Dr. Walther nog kende uit de periode waarin hij werkte bij een universitair ziekenhuis. Deze voldeed echter niet aan een aantal essentiële eisen en kwam daarom niet in aanmerking voor gebruik in Stuttgart.

De planning, de indeling van de shifts en de werkzaamheden voor de ongeveer 100 medewerkers van de medische dienst werden toen door één persoon uitgevoerd en nam ongeveer 3 dagen per maand in beslag. De rotatieplanning (bv. voor de diensten van assistenten in het eerste opleidingsjaar) werd ook door één persoon uitgevoerd en kostte een extra dag per maand.

Hoe ziet de anesthesiekliniek eruit? 

De anesthesiekliniek bestaat uit de Kliniek voor anesthesiologie, chirurgische intensive care, spoedeisende geneeskunde en pijntherapie en de Kliniek voor cardioanesthesiologie, en biedt uitgebreide anesthesiologische diensten voor, tijdens en na chirurgische ingrepen voor alle afdelingen binnen Klinikum Stuttgart. In totaal werken er bijna 200 medewerkers op ruim 45 anesthesielocaties en worden er jaarlijks ongeveer 50.000 anesthesiediensten verleend waarbij meer dan 3.500 patiënten per jaar behandeld worden op twee intensivecareafdelingen en een intermediatecareafdeling.

De planning is betrouwbaar en nauwkeurig en de benodigde tijd is beheersbaar, ondanks de complexiteit. Over- en onderbezetting is in één blik te zien. Roosteren is niet meer weg te denken.

Hoe veeleisend is een planning voor anesthesisten vandaag de dag? 

De planning voor anesthesisten is volgens prof. Walther veel uitgebreider dan het gewone dienstplan van het zorgpersoneel of de rest van de medische dienst. Dit gaat niet alleen over het toewijzen van mensen aan een vroege, late of nachtdienst, maar ook over het plannen van de afdelingen/locaties voor de dagelijkse werkzaamheden: Tijden in de operatiekamer, inzet in de verkoeverkamer, tijden op afdelingen, beschikbaarheid voor de hulpdiensten, bezetting van de spoedeisende reanimatieruimte en vele andere opties. Alle diensten, plaatsen en tijden moeten voor een hele maand gedetailleerd worden gepland.

Er moet rekening worden gehouden met combinaties van taken, opleidingen, speciale certificaten/kwalificaties en beroepservaring, evenals met de wensen van werknemers, arbeidstijdregelingen, rusttijden, herstelfasen, vakanties en bijscholingsmaatregelen. Een solide storings- en capaciteitsbeheer is daarom van groot belang om te kunnen reageren op personeelsuitval en noodsituaties en om ervoor te zorgen dat er elke dag voldoende personeel met de juiste kwalificaties beschikbaar is op de juiste werkplekken.

Hoeveel tijd en moeite kost het maken van de huidige planning? 

Om alle maandelijkse plannen voor de bijna 200 medewerkers te maken, zijn 2 dagen nodig, het maken van de rotatieplannen vereist ook nog 1 dag. “In bijna de helft van de tijd plannen we dus twee keer zoveel medisch personeel”, aldus prof. Dr. Walther.

Waarom heeft prof. Walther voor Roosteren gekozen? 

Het standaard dienstplan bleek niet geschikt voor de anesthesiekliniek: de Excelplanning is te tijdrovend en foutgevoelig vanwege de grootte en zou niet langer hebben gewerkt voor de complexe dienstplanning. Daarnaast biedt Roosteren een medewerkersapp die graag gebruikt wordt, vooral door jonge medewerkers: Het huidige rooster kan op elk moment worden bekeken, vakantieverzoeken, ruilverzoeken en voorkeuren voor bepaalde diensten kunnen papierloos worden afgehandeld via smartphone of computer vanaf elke locatie omdat Roosteren web-based is.

Welke functies worden er gebruikt (inclusief planningsautomatisering)? 

De basisplanningssoftware wordt het meest gebruikt: mensen kunnen zich geen leven meer zonder voorstellen. Het is de enige manier om ervoor te zorgen dat er altijd voldoende personeel is voor de belangrijkste zones en werkplekken. Het verkorten van de planningstijd is ook een belangrijk aspect, aangezien artsen dit moeten overzien. Bovendien zorgt de planner voor een eerlijke verdeling van de niet altijd populaire shifts waardoor het een belangrijke ondersteuning vormt voor degene die de uiteindelijke planning moet maken.

In bijna de helft van de tijd plannen we dus twee keer zoveel medisch personeel in.

Hoe komt de app bij de medewerkers? 

De app wordt regelmatig en veelvuldig gebruikt en de collega’s willen niet meer zonder. Vooral de jonge medewerkers die gewend zijn om met smartphones om te gaan, zijn erg blij met de app.

Wat is er veranderd sinds het gebruik van Roosteren? 

De planning is betrouwbaar en nauwkeurig en de benodigde tijd is beheersbaar, ondanks de complexiteit. Over- en onderbezetting is in één blik te zien. Roosteren is niet meer weg te denken.

Een automatische rotatieplanning met aansluiting op het dienstplansysteem zou een zinvolle uitbreiding zijn. 

We kijken al uit naar de nieuwe module voor geïntegreerde rotatieplanning die begin 2025 wordt geleverd. Dit zal de efficiëntie van het planningsproces nog verder verbeteren. De geïntegreerde rotatieplanning wordt al gebruikt bij UKSH. Dit zal ook een belangrijke en tijdbesparende functionaliteit voor Roosteren in Stuttgart worden.

Wat vindt prof. Walther van de diensten (inclusief de Support Desk) van Roosteren? 

Naast een goede software is het ook belangrijk dat de Support Desk snel reageert op problemen. De meeste vragen worden nog dezelfde dag beantwoord – dat is een groot voordeel. Daarnaast is de implementatie van de software eenvoudig, waarbij we de software binnen 2 maanden in gebruik konden nemen.

Over Klinikum Stuttgart 

Klinikum Stuttgart met zijn drie ziekenhuizen Katharinenhospital, Krankenhaus Bad Cannstatt en Olgahospital biedt als een ziekenhuis voor maximale zorg uitgebreide medische zorg voor de mensen in Stuttgart en de regio Midden-Neckar. De eigenaar van de economisch onafhankelijke, publiekrechtelijke gemeentelijke instelling zonder winstoogmerk is de hoofdstad van de deelstaat, Stuttgart. Klinikum Stuttgart is een academisch ziekenhuis van de Universiteit van Tübingen met directe toegang tot de nieuwste wetenschappelijke kennis en methoden op het gebied van diagnose en therapie.

In Duitsland behoort de Klinikum Stuttgart tot de grootste en meest efficiënte ziekenhuizen. Meer dan 50 klinieken en instituten zorgen voor een hoge mate van specialisatie en een uitgebreid spectrum in bijna alle medische disciplines. De drie ziekenhuizen in de kliniek hebben meer dan 2.200 bedden en behandelingsplaatsen in de dagkliniek. Elk jaar worden er ongeveer 90.000 patiënten opgenomen. Daarbij komen nog ongeveer 600.000 ambulante gevallen per jaar. Ongeveer 9.000 medewerkers verzorgen patiënten op de afdelingen, in de operatiekamers en in functionele gebieden of zijn verantwoordelijk voor het soepele verloop van de gang van zaken in de kliniek op het gebied van administratie en technologie.

Over Roosteren

Roosteren is de innovatieve oplossing die wordt gebruikt door ruim 650 gespecialiseerde afdelingen en meer dan 30.000 artsen in Nederland, België en Duitsland. Het is een toonaangevende toepassing voor het online plannen van roosters in de medische sector. Vooral voor afdelingen met complexe planning biedt Roosteren een perfecte oplossing voor de efficiënte planning van medisch personeel. Roosteren is 20 jaar geleden ontwikkeld in nauwe samenwerking met artsen van het Diakonessenhuis in Utrecht en het Amphia Ziekenhuis in Breda en is voortdurend verbeterd. Roosteren bespaart tijd, voorkomt planningsconflicten en verhoogt de efficiëntie van uw organisatie zodat u zich kunt concentreren op het leveren van uitstekende patiëntenzorg. Daarnaast is er ook een medewerkersapp. Met deze app kan het huidige plan op elk gewenst moment worden bekeken en kunnen vakantieaanvragen, ruilverzoeken en voorkeuren voor bepaalde shifts papierloos worden doorgevoerd. Bovendien is de implementatietijd zeer kort en kunnen klanten de software al na 6 weken gebruiken. 90% van de ziekenhuizen in Nederland vertrouwt op Roosteren.

Quotes van Prof. Walther, hoofdarts en directeur van de anesthesiekliniek in Klinikum Stuttgart.

Meer weten over Roosteren?

Benieuwd hoe Roosteren jou kan helpen om meer inzicht en overzicht te creëren bij het inplannen van medisch personeel? Neem contact met ons op! We vertellen je er graag meer over.