Efficiënte roosteren vereenvoudigt de complexe dienstplanning bij het UKSH

Complexe dienstplanning, veel werkplekken en hoge eisen aan eerlijkheid en transparantie: de anesthesieklinieken van het Universiteitsklinikum Schleswig‑Holstein werken sinds 2022 met MedSpace – sinds 2025 onderdeel van Enovation – om hun rooster efficiënt en toekomstbestendig in te richten. Het resultaat: aanzienlijk minder planningsinspanning, meer transparantie voor medewerkers en een duidelijke verbetering van de planningskwaliteit.

Introductie van Roosteren in Duitsland

De toenemende eisen aan de betrouwbaarheid van de dienstplanning brachten ons in 2022 bij MedSpace. Het contact  verliep ongecompliceerd en was vanaf het begin constructief. Onze complexe eisen aan een dienstplanningsysteem konden al tijdens de eerste demonstratie op locatie door middel van Roosteren worden ingevuld.

Prof. dr. Nau, directeur van de Kliniek voor Anesthesiologie en Intensive Care van het Universiteitsklinikum Schleswig‑Holstein, campus Lübeck:
Roosteren heeft de complexe dienstplanning in onze kliniek vereenvoudigd. Alle relevante parameters zijn nu samengebracht in één overzicht, wat onze medewerkers meer transparantie biedt en ons veel planningstijd bespaart. De algoritme‑ondersteunde planning is daarbij een waardevolle innovatie.

Roosteren heeft de complexe dienstplanning in onze kliniek vereenvoudigd.

De uitgangssituatie binnen de anesthesie bij het UKSH

De afdeling anesthesie op de campus Kiel was in 2022 de eerste binnen het UKSH die met Roosteren startte. In 2023 volgde de anesthesieafdeling op de campus Lübeck. Op beide locaties werken circa 140 artsen binnen de anesthesieafdeling. Meer dan 100 werkplekken en diensten moeten op beide locaties correct en zo efficiënt mogelijk worden gepland.

Een in Kiel gebruikte, zelf ontwikkelde oplossing in combinatie met Excel kon niet langer voldoen aan de toenemende eisen aan de planning. Door dubbele administratie en ontbrekende terugkoppeling ontstonden herhaaldelijk dubbele invoer en conflicten. De maandelijkse planning vergde, verdeeld over zes planners, telkens ongeveer twee uur per dienstgroep. De jaarplanning van vakanties en intensive‑care‑rotaties nam bovendien nog eens twee weken fulltime werk in beslag. Daarbij kwamen dagelijkse controles op mogelijke dubbele bezetting of verdelingsconflicten tussen de twee planningsomgevingen. Door de afnemende dataveiligheid werd gezocht naar een alternatief.

Hoe zien de anesthesiologieklinieken in Kiel en Lübeck eruit?

UKSH Campus Kiel
De Kliniek voor Anesthesiologie en Operatieve Intensive Care van het UKSH, campus Kiel, omvat het centrale anesthesiegebied met circa 35 anesthesiewerkplekken, vier intensive‑careafdelingen die volgens een drieploegensysteem zijn bezet, een pijn- en een palliatieve afdeling en 8 FTE binnen de spoedeisende hulpverlening, verdeeld over vijf locaties met een tweeploegensysteem.

UKSH Campus Lübeck
De Kliniek voor Anesthesiologie en Intensive Care van het UKSH, campus Lübeck, omvat het centrale anesthesiegebied met meer dan 40 anesthesiewerkplekken, vier intensive‑careafdelingen in een drieploegensysteem, een pijncentrum met polikliniek en pijndagkliniek, drie standplaatsen voor spoedartsen, de tele‑spoedarts en de bezetting van ITW (IC-transportambulance) en VEF (medische begeleidingsauto voor interklinische overplaatsingen) binnen de ambulancedienst in Lübeck.

Hoe complex is de planning binnen de anesthesie vandaag de dag?

De planning binnen de anesthesie is bijzonder complex, omdat niet alleen verschillende werkplekken met de juiste kwalificaties moeten worden bezet, maar ook een veeleisend systeem van bereikbaarheidsdiensten en ploegendiensten eerlijk en met oog voor de medewerkers moet worden ingericht.

Hoeveel tijd en moeite kost de huidige planning?

Onder de huidige omstandigheden slagen beide klinieken erin om de maandplanning van alle dienstgroepen binnen twee uur op te stellen. Roosteren biedt de mogelijkheid om werkplekvolgordes voor maximaal zes maanden te configureren, die bijvoorbeeld als inwerkrotaties met één muisklik kunnen worden ingevoerd.
De jaarplanning van alle vakanties en deeltijd kent een doorlooptijd van ongeveer vier dagen.

De bespaarde tijd kan worden geïnvesteerd in de kwaliteit van de planning voor individuele medewerkers, terwijl er bovendien tijd vrijkomt voor patiëntenzorg, opleiding, bijscholing en onderzoek. Dit levert een dubbel voordeel op: tevreden medewerkers én tijdwinst voor de planners.

Waarom heeft de anesthesie van het UKSH gekozen voor Roosteren?

Roosteren voldoet aan alle eisen die wij stellen aan een modern dienstplanningssysteem. De app stelt medewerkers in staat om op elk moment hun persoonlijke dienstrooster te raadplegen en op eenvoudige wijze wensen en vakantieaanvragen in te dienen.

Prof. dr. Steinfath, directeur van de Kliniek voor Anesthesiologie en Intensive Care van het Universiteitsklinikum Schleswig‑Holstein, campus Kiel:
Met Roosteren is een brede en gedetailleerde personeels- en werkplekplanning mogelijk, waar wij in onze kliniek met de vijf deelgebieden anesthesiologie, intensive care, spoedeisende hulp, pijntherapie en palliatieve zorg sterk van profiteren. De specifieke eisen van de verschillende werkplekken kunnen praktijkgericht worden ingericht en zorgen voor een efficiënte en transparante planning. Roosteren wordt zowel door de planners als door de medewerkers in de verschillende afdelingen zeer gewaardeerd.

De specifieke eisen van verschillende werkplekken zijn met Roosteren praktijkgericht te plannen, wat zorgt voor een efficiënte en transparante planning.

Welke functies worden gebruikt (inclusief planningsautomatisering)?

Naast de app en de software starten we nu met automatische dienstplanning voor specifieke activiteiten. Van bijzonder belang zijn voor ons de minimale bezettingen, die we per activiteit en per cluster zelf kunnen instellen en in één oogopslag kunnen controleren. Hierdoor worden dubbele en onderbezettingen vrijwel volledig voorkomen. Het geïntegreerde rapportagesysteem maakt daarnaast analyses per medewerker of per werkplek mogelijk, zodat opleidingsrelevante indelingen gemonitord kunnen worden en de verdeling zo eerlijk mogelijk plaatsvindt.

Hoe wordt de app door medewerkers ervaren?

Onze medewerkers gebruiken de app regelmatig, bijvoorbeeld om vakantieaanvragen in te dienen en dienstwensen door te geven.

Wat is er veranderd door het gebruik van Roosteren?

Sinds wij Roosteren gebruiken, is de planningsduur aanzienlijk afgenomen. De vrijgekomen tijd kan worden ingezet om de planningskwaliteit en medewerkerstevredenheid te verhogen, of om de productiviteit binnen de anesthesie, opleiding en onderzoek verder te verbeteren. Medewerkers voelen zich duidelijk meer betrokken bij de dienstplanning. Daarnaast is het aantal foutieve planningen door dubbele of te lage bezetting tot een minimum teruggebracht. Ook is het percentage toegewezen vakantieverzoeken significant gestegen, omdat op elk moment inzichtelijk is of het aantal medewerkers en hun opleidingsniveau toereikend zijn.

Automatische rotatieplanning als waardevolle uitbreiding

De automatische rotatieplanning, gekoppeld aan het dienstplanningssysteem, is een waardevolle uitbreiding. Met deze functionaliteit kan een vooraf ingestelde ploegvolgorde met slechts enkele klikken worden aangemaakt en ingepland. Iedereen die met een raamrooster werkt, profiteert sterk van deze innovatie. Bij ons heeft dit de jaarplanning voor de intensive care en de NEF‑diensten aanzienlijk vereenvoudigd.

Wat vindt prof. dr. Nau van de dienstverlening (inclusief supportdesk) van Roosteren?

De support van MedSpace (Enovation) reageert snel op vragen. E‑mails en telefoontjes leiden vlot tot oplossingen voor de aangedragen issues. De meeste problemen worden al tijdens het telefoongesprek opgelost, complexere vraagstukken binnen één dag.

De oplevering van de software werd verzorgd door het supportteam, waardoor wij direct met de planning konden starten.

Over het UKSH

Als grootste zorgverlener, enige ziekenhuis voor maximale zorg in Sleeswijk‑Holstein en een van de grootste universitair medische centra van Duitsland, stelt het UKSH hoge eisen aan de kwaliteit van zijn werkzaamheden. De anesthesiologieklinieken op beide locaties behoren tot de grootste vakafdelingen van het UKSH en kenmerken zich door een zeer complexe werkplek‑ en dienststructuur.

Over Roosteren

Roosteren is een innovatieve oplossing die wordt gebruikt door meer dan 650 vakafdelingen en ruim 30.000 artsen in Nederland, België en Duitsland. Roosteren is de toonaangevende online applicatie voor dienstplanning voor artsen. Met name voor afdelingen met complexe planningen biedt Roosteren de ideale oplossing voor efficiënte personeelsplanning binnen de medische sector.

Onze rooster applicatie werd twintig jaar geleden ontwikkeld in nauwe samenwerking met artsen van het Diakonessenhuis in Utrecht en het Amphia Ziekenhuis in Breda en wordt sindsdien continu doorontwikkeld. Roosteren bespaart tijd, voorkomt planningsconflicten en verhoogt de efficiency van organisaties, zodat de focus kan liggen op hoogwaardige patiëntenzorg.

Daarnaast  is er een app beschikbaar  waarmee het actuele rooster altijd kan worden ingezien en waarmee vakantieaanvragen, ruilverzoeken en voorkeuren voor specifieke diensten volledig papierloos kunnen worden ingediend. De implementatietijd is kort; klanten kunnen de software al binnen zes weken gebruiken. 90% van de ziekenhuizen in Nederland vertrouwt op deze digitale oplossing van Enovation.

Wil jij weten hoe Roosteren jouw organisatie kan ondersteunen bij complexe dienstplanning?   Neem gerust contact met ons op voor aanvullende informatie of een vrijblijvend gesprek.

In februari 2025 is Medspace deel geworden van Enovation.  De digitale oplossing Roosteren maakt nu deel uit van het Enovation Platform.