De File Share module in actie bij gemeenten Wassenaar en Voorschoten

De gemeenten Wassenaar en Voorschoten werken al langere tijd met Enovation ZorgMail om veilig e-mailberichten te kunnen uitwisselen. Er was echter nog een belangrijke wens op het gebied van informatie-uitwisseling: “Er was al langere tijd vraag naar een manier om grotere bestanden op een veilige manier te verzenden”, vertelt CISO Theo Snellen van de Gemeente Wassenaar. Toen de File Share module van Enovation aangekondigd werd, wilden beide gemeenten hier graag snel mee van start.

Het gemeentehuis te Wassenaar

De uitdaging

Binnen de gemeenten worden er veel bestanden van groter formaat gedeeld met zakelijke contacten. Denk aan bouwtekeningen of foto’s van hoge resolutie. Het standaard e-mailprotocol is echter niet geschikt voor het e-mailen van grote bestanden en consumentenoplossingen voor dit probleem voldoen niet aan de nodige beveiligingseisen. Juist die veiligheid is voor overheidsinstellingen zoals gemeenten van het grootste belang.

Een mooie samenwerking

eGem, onze partner en hèt commerciële aanspreekpunt voor alle gemeenten in Nederland, wist van de wens van de gemeenten Wassenaar en Voorschoten en wist als schakel tussen Enovation en de gemeenten snel de bal aan het rollen te krijgen.

De verkenningsfase werd snel en efficiënt afgerond en Elwin Vermeulen, Product Owner bij Enovation, is zeer tevreden over hoe soepel de totale implementatie verliep.

“Door goede samenwerking tussen ons en onze contactpersonen bij de gemeenten konden we de module snel en goed neerzetten. We hebben samen met hen single sign-on (SSO) ingericht om te zorgen dat er niet apart ingelogd hoeft te worden, wat het geheel voor de medewerkers nog laagdrempeliger maakt. De verdere implementatie was in hun Office 365-omgeving zo gepiept.”

Inmiddels is de File Share module vanaf begin mei bij beide gemeenten geïmplementeerd.

De eerste ervaringen

Na de implementatie is het belangrijk om regelmatig het net op te halen. Theo Snellen deelde de eerste ervaringen van de medewerkers met ons: “Sinds kort is de extensie beschikbaar gekomen voor onze medewerkers en de reacties hierop zijn erg positief! De functionaliteiten bevallen erg goed. Het programma werkt zonder problemen en is gebruiksvriendelijk. Ik zou het zeker aanraden bij andere gemeenten.”

Continue doorontwikkeling

Gemotiveerd door zulke positieve geluiden blijft Enovation vol enthousiasme de File Share module optimaliseren. We luisteren goed naar feedback uit het veld en van onze eigen medewerkers, die de module zelf ook gebruiken. Zo voegden we kort geleden ook de mogelijkheid toe om als ontvanger van een bestand ook weer veilig bestanden terug te zenden via de File Share module.

De File Share module is beschikbaar voor gebruikers van Enovation Zaurus en/of Enovation ZorgMail (in combinatie met Safe Relay). Wilt u meer informatie? Bekijk dan onze expertisepagina over grote bestanden delen of neem als gemeente contact op met eGem. Zij vertellen u graag meer.