De kracht van samenwerken bij de implementatie van zorgtechnologie

Waar Carintreggeland al langere tijd werkt met elektronische toedienregistratie van Enovation Boomerweb in de wijkverpleging en de verzorgingstehuizen, was het implementeren hiervan bij de intramurale zorg een geheel nieuw project. Een project waar de zorgmedewerkers om stonden te springen, maar ook een project waar een nieuwe koppeling en goede samenwerking benodigd waren voor succes. Als innovatieve organisatie met een early adopter rol daardoor ook een project dat goed past bij Carintreggeland. Dankzij de uitgebreide aandacht voor het testen op knelpunten en een goede samenwerking zijn inmiddels alle locaties live en met een positief resultaat!

Testen tot het juiste resultaat

Doordat er in de intramurale zorg met een elektronisch voorschrijf systeem (EVS) wordt gewerkt, is er een koppeling nodig om het uitrollen van Enovation Boomerweb binnen de intramurale zorg mogelijk te maken. Een koppeling die hiervoor geheel nieuw gebouwd is. Om deze nieuwe koppeling en de nieuwe manier van werken goed te kunnen testen zijn er uiteindelijk twee pilots op twee verschillende locaties gehouden. Tijdens de eerste pilot was er vooral aandacht voor de technische werking van de oplossing en tijdens de tweede pilot was er meer aandacht voor het medicatieproces. Ook de apotheker is nauw betrokken geweest bij het gehele proces. Naast deze twee pilots heeft Carintreggeland nog twee hele dagen samen met de apotheker allerlei mogelijke situaties getest.

Van pilot naar succesvolle uitrol

Na het uitgebreide testen en toen de medewerkers goed waren geïnformeerd en geschoold, zijn in anderhalve maand alle locaties uitgerold. Door op drie tot vier locaties per week uit te rollen kon er worden gefocust op kwaliteit en zorgvuldigheid. “Onze functioneel beheerders zijn op de startdag fysiek naar de locatie gegaan, dus als er iets aan de hand was, waren er hele korte lijnen om dit op te lossen. Dit werd als heel prettig ervaren.” Aldus Mark Mevius Projectleider bij Carintreggeland. De uitgebreide voorbereiding heeft geleid tot een goede uitrol vertelt hij verder: “We hebben gezegd: vanaf het startmoment wordt de app leidend, maar je mag de papieren medicatielijst ernaast gebruiken. We merkten dat de meeste teams eigenlijk gelijk al de lijst naast zich neer legden en in de eerste week al heel goed scoorden in de app. We hebben elke week op elke locatie de succesvolle toedienregistraties geregistreerd en gerapporteerd. Het merendeel zat de eerste week al tussen de 96% en 98%!

Pauline Siepel, manager zorg bij Carintreggeland, vult daarbij aan: “Het was echt wel even wennen, vooral omdat medewerkers intramuraal niet gewend waren de iPad “actief” bij zich te hebben. Dit wordt wel goed opgepakt. We vragen wel wat, maar zien ook veel enthousiasme. Medewerkers vroegen van tevoren al om de app, zeker van locaties met gemengde zorg kregen we die vraag vaak. Geen enkel team zou terug willen!”

Het belang van goede samenwerking

Gedurende dit hele traject is er nauw samengewerkt tussen alle betrokken partijen. En alle partijen benadrukken het belang van een goede samenwerking. ”Wij redeneren vanuit de zorgmedewerker. Het is soms lastig om prioriteit die wij aan bepaalde zaken stellen ook zo bij de leverancier te laten voelen. Leveranciers hebben een technische test afgerond, maar wij kijken naar functionele zaken. Dat zijn situaties, die kan je vanaf het kantoor van een leverancier vaak niet bedenken. Daardoor is het belang van een goede gebruikersacceptatie test en de zorg écht betrekken heel belangrijk.” Aldus Mark Mevius. Pauline Siepel vult daarbij aan: “Enovation is ook op locatie geweest en heeft toen letterlijk meegekeken met de zorg. Dat ze meelopen met de medewerker en het van elkaar kunnen zien, dat is ook echt heel belangrijk geweest.”

Ook Anne Roeleveld, portfolio lead en productmanager van Enovation Boomerweb, is enthousiast over de samenwerking en benadrukt de meerwaarde hiervan: “We hadden veel momenten van afstemming om optimaal samen te kunnen werken en snel te kunnen schakelen. We zijn in dit project echt samen geslaagd door elkaar goed mee te nemen. Carintreggeland heeft voor ons letterlijk en figuurlijk de deuren geopend. Doordat we konden meelopen met de zorgmedewerkers, konden we echt meekijken in het proces. Vanuit beide kanten hebben we er meerdere disciplines op gezet en dat heeft geleid tot wat het nu is. Het was best een traject, van voorbespreking tot realisatie, waar meerdere productaanpassingen aan te pas zijn gekomen, met een mooi eindresultaat!”

Een project binnen de visie op digitale zorg

Dit project past goed binnen de visie van Carintreggeland. Zij werken hard om een innovatieve organisatie te zijn en de rol van early adopter aan te nemen. Een nadrukkelijke inzet op zorgtechnologie, zonder dat dit een doel op zich is. Met als doelstelling dat cliënten en medewerkers gebruik kunnen én willen maken van zorgtechnologie.

“Gezien alle ontwikkelingen en ook de arbeidsmarktproblematiek is zorgtechnologie een ontwikkeling die ons verder helpt. De intramurale uitrol van elektronische toedienregistratie is zeker een voorbeeld van de stappen die we zetten om juist digitaal ook een stukje administratieve lasten te verminderen. Medewerkers moesten elke week, en soms zelf meerdere keren per week, toedienlijsten printen terwijl niet meer overal printers staan. Dat betekende dat je soms naar andere afdelingen of gebouwen moest lopen voor die toedienlijst. . Het scheelt dus enorm veel tijd en men hoeft nu de eigen afdeling niet meer af.” Aldus Pauline Siepel.

Mark Mevius vult aan: “Het scheelt daarnaast ook veel papier, zo’n 900 000 printjes per jaar binnen heel Carintreggeland! De visie van Carintreggeland is dat uiteindelijk een medewerker met een handjevol apps al zijn werk zou moeten kunnen doen. Dat data maar één keer ingevoerd hoeft te worden en dat het automatisch beschikbaar komt in het zorgdossier. Dat je maar één keer aan het begin van je dienst hoeft in te loggen en dat je dan overal ingelogd bent. We werken er naar dat aan de achterkant alles logischerwijs aan elkaar hangt zodat zorgcollega’s zo min mogelijk administratieve last hebben. Dat is waardevol werken, dat gunnen we alle collega’s.

Het vergroten van de inzet van zorgtechnologie kan op allerlei verschillende manieren. Het gebruik van elektronische toedienregistratie is er daar één van. Voor de duurzame inzet van zorgtechnologie is de eerste stap gezet bij een goede samenwerking. De samenwerking tussen zorgorganisaties, ketenpartners en digitale zorg leveranciers. Want samen kunnen we zorgen voor de toegevoegde waarde voor de zorg die we kunnen leveren.

Wilt u ook gebruik maken van toedienregistratie? Neem gerust contact met ons op via info.nl@enovationgroup.com