Een verwerkersovereenkomst voor ZorgMail kunt u aanvragen op www.zorgmail.nl, daar kunt u kiezen voor Direct regelen.
U kunt ook klikken verwerkersovereenkomst om direct naar het formulier te gaan.

NTA staat voor ‘Nederlands Technische Afspraak’ en 7516 staat voor ‘Veilige mail in de zorg’. NTA 7516 is tot stand gekomen als concrete uitwerking van de AVG voor het veilig kunnen mailen van persoonlijke gezondheidsinformatie. In mei 2019 is de norm gepubliceerd door de NEN. Vanaf mei 2020 kunnen leveranciers certificeren tegen deze norm.

Ja. Enovation heeft succesvol de NTA 7516 audit doorlopen met ZorgMail Secure e-mail in juni 2020. Het certificaat is hier terug te vinden: nen.nl/Normontwikkeling/Certificaten/Certificaten-en-keurmerken/Schemas-en-registers/Register-NTA-7516.htm.

Ja.

• Uitgangspunt is dat de leverancier van de veilige mailoplossing gecertificeerd dient te zijn. Voor welke leveranciers dit geldt kunt u terugzien op: nen.nl/Normontwikkeling/Certificaten/Certificaten-en-keurmerken/Schemas-en-registers/Register-NTA-7516.htm
• Daarnaast dienen de verzendende en ontvangende organisatie NTA 7516 compliant te zijn, d.w.z. de ‘NTA 7516 zelfverklaring’ ondertekend te hebben geretourneerd naar hun leverancier. In dat geval kan de mail direct in de mailbox van de ontvanger worden afgeleverd. En dus niet langer in een portaal/viewer waarbij (veelal) een toegangscode nodig is om het bericht te kunnen lezen
• Voor de goede orde: berichten die worden uitgewisseld binnen het ZorgMail Safe Relay netwerk met gekoppelde partners voldoen aan al aan deze eisen.

Ja. Aangezien Enovation gecertificeerd is met ZorgMail Secure e-mail tegen de NTA 7516 wet- en regelgeving, dient u als klant eveneens te voldoen aan NTA 7516.

Door de ‘NTA 7516 zelfverklaring’ ondertekend te retourneren naar het volgende adres: contractmanagement@enovationgroup.com. De ondertekenaar hiervan binnen uw organisatie zal veelal de bestuurder, eigenaar, praktijkhouder of een functionaris op vergelijkbaar niveau zijn.

Als u gebruikmaakt van een of meer van de volgende ZorgMail Secure e-mail oplossingen dient u te voldoen aan NTA 7516:

• ZorgMail Safe Relay, met een of meerdere gekoppelde maildomeinen van uw organisatie
• ZorgMail Safe Relay, via een mailserverprovider, zie: zorgmail.nl/mailserverproviders/
• ZorgMail Hosted Mail, via Webmail/Zimbra
• ZorgMail Hosted Mail, gekoppeld aan een eigen mail client zoals Outlook
• ZorgMail Hosted Mail, gekoppeld aan uw EPD, mailberichten via EDI-kanaal

Ja. Er zijn twee mailingen verstuurd:

1. NTA 7516 zelfverklaring (incl. begeleidend schrijven)
   1. ZorgMail Safe Relay klanten hebben de ‘NTA 7516 zelfverklaring’  per post ontvangen
   2. ZorgMail Hosted Mail klanten hebben de ‘NTA 7516 zelfverklaring’ ontvangen op:
      1. Hosted Mail adres of Passage ID adres (op praktijkniveau)
      2. EDI praktijkadres (geldt alleen voor de Mondzorg klanten)
2. NTA 7516 productinformatie (incl. begeleidend schrijven)
   1. ZorgMail Safe Relay klanten hebben deze mailing ontvangen op de reguliere mailadressen
   2. ZorgMail Hosted Mail klanten hebben deze mailing ontvangen op Hosted Mail adres of Passage ID adres (eveneens op praktijkniveau)
   3. ZorgMail Hosted Mail klanten in de Mondzorg hebben deze mailing ontvangen op het EDI praktijkadres

Ja. U kunt deze opvragen via het volgende mailadres: zorgmailproductteam@enovationgroup.com.

Ja. Iedere leverancier hanteert een eigen versie van de ‘NTA 7516 zelfverklaring’ die minimaal de informatie bevat zoals beschreven in het NCS 7516 Certificatieschema. Aangevuld met informatie die leverancier specifiek is. Dit betekent dat u wanneer u gebruikmaakt van veilige mail oplossingen van meer dan één leverancier u de ‘NTA 7516 zelfverklaring’ van iedere leverancier ondertekend dient te retourneren.

U beschrijft hier kort op welke wijze u de criteria – die vallen onder de verantwoordelijkheid van u als professional – heeft ingevuld.

U vult hier de naam en de functie van de persoon in binnen uw organisatie die de jaarlijkse controle uitvoert van de ‘NTA 7516 zelfverklaring’. Om vast te stellen of de verklaring nog altijd aansluit bij de praktijk. Dit kan de ondertekenaar zijn, maar ook bijvoorbeeld de FG of de CISO.

Ja. Alleen als u de ‘NTA 7516 zelfverklaring’ (bestaande uit 3 pagina’s) ondertekend heeft geretourneerd, krijgt u de beschikking over de mogelijkheid tot interoperabiliteit. Wat wil zeggen dat, als verzender en ontvanger beide voldoen aan NTA 7516, een e-mail direct wordt afgeleverd in de mailbox van een ontvanger met een andere veilige mail applicatie dan van toepassing binnen het ZorgMail Safe Relay partnernetwerk.

Nee. De ‘NTA 7516 zelfverklaring’ volstaat. Met deze zelfverklaring geeft u aan aan alle bijbehorende verplichtingen te hebben voldaan en te zullen blijven voldoen.

• Indien u de ‘NTA 7516 zelfverklaring’ niet retourneert kunt u NIET interoperabel berichten verzenden aan/ontvangen van professionals buiten het ZorgMail Safe Relay partnernetwerk. Berichten dienen in die situatie, net als voorheen, met twee-factor-authenticatie te worden geopend. Dit laatste geldt niet voor berichten tussen deelnemers binnen het ZorgMail Safe Relay partnernetwerk, deze uitwisseling voldoet al de aan interoperabiliteit eis.
• Indien u de ‘NTA 7516 zelfverklaring’ niet retourneert voldoet u NIET aantoonbaar aan bepaalde vereisten onder de AVG. In het geval van een datalek gerelateerd aan e-mail loopt u dan een risico op een boete van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Ja. De bij NTA 7516 behorende documentatie vindt u op:

• enovationgroup.com/wp-content/uploads/Handleiding-ZorgMail-Secure-e-mail_NTA-7516.pdf
• enovationgroup.com/wp-content/uploads/Handleiding-ZorgMail-Secure-e-mail-Outlook.pdf
• enovationgroup.com/wp-content/uploads/Gebruikershandleiding-ZorgMail-Secure-e-mail-Office-365.pdf
• enovationgroup.com/nl/documentatie-downloads/downloads/
• enovationgroup.com/nl/documentatie-downloads/instructievideos/
• zorgmail.nl/wp-content/uploads/NTA_7516_Verklaring_van_In-en-Uitsluitingen_ZorgMail.pdf
• zorgmail.nl/nta/

Nee. Om te voldoen aan NTA 7516 dient u uw e-mails te ondertekenen met uw eigen domeinnaam. Dit geldt zowel voor de ZorgMail Viewer berichten als voor de ZorgMail Community berichten.

• Het ondertekenen van de ZorgMail Viewer berichten kan alleen via het ZorgMail DKIM Self Service portaal;
• Het ondertekenen van de ZorgMail Community berichten kan via
  • Het ZorgMail DKIM Self Service portaal;
  • Een zelf gegeneerd certificaat.

Uw aanmelding voor het ZorgMail DKIM Self  Service portaal kunt u sturen aan: zorgmailproductteam@enovationgroup.com.

Ja, dit is mogelijk. Voorwaarde is dat het ‘reply-to’ mailadres zich bevindt binnen hetzelfde maildomein als het afzender adres. Is dit niet het geval, dan wordt het antwoord verstuurd naar het ‘from’ adres van de oorspronkelijke verzender

• U kunt maximaal 10 Hosted Mail mailboxen aan uw Passage ID koppelen;
• Dit kunnen zowel persoonlijke als functionele mailboxen zijn.

U vindt alle Passage ID documentatie via de volgende links:

• Algemene informatie over twee-staps-verificatie: account.passageid.nl/userguide/multi-factor-authentication.html;
• Werkwijze Passage ID – instellen van twee-staps-verificatie: account.passageid.nl/userguide/multi-factor-enroll.html;
• Werkwijze Passage ID – inloggen met twee-staps-verificatie: account.passageid.nl/userguide/multi-factor-login.html;
• Handleiding Passage ID: account.passageid.nl/userguide.

Ja. U kunt een afspraak boeken via outlook.office365.com/owa/calendar/EnovationBV@enovationgroup.com/bookings/

• Optie 1: Aanmaken Passage ID
• Optie 5: Instellen twee-staps-verificatie

Met een persoonlijk Passage ID account kunt u veilig inloggen en gebruikmaken van de ZorgMail Webapplicaties.  Dit betreft de volgende applicaties: ZorgMail Chat, ZorgMail Mijn Hosted Mail, ZorgMail Webmail, ZorgMail Send Message, ZorgMail M.Center en ZorgMail Adresboek.

Een Passage ID account is een persoonlijk account. Met één Passage ID account kunt u toegang krijgen tot alle ZorgMail Webapplicaties waar u contractueel recht op heeft. Het is mogelijk om uw Passage ID account, naast een wachtwoord, extra te beveiligen met behulp van twee-staps-verificatie.

U kunt kiezen uit de volgende twee-staps-verificatie opties:

• Authenticator app op smartphone of tablet
• Authenticator app op laptop of desktop
• SMS op telefoon

U kunt kiezen uit verschillende opties:

• Op één apparaat zowel twee-staps-verificatie via een Authenticator app als via SMS instellen;
• Op één apparaat twee-staps-verificatie onder meerdere browsers via een Authenticator app instellen;
• Op meerdere apparaten twee-staps-verificatie via een Authenticator app of een SMS instellen.

Het voordeel van het instellen van twee-staps-verificatie via zowel Authenticator app als via SMS, is dat als een van beide methoden (tijdelijk) niet beschikbaar is, u nog over een alternatieve methode beschikt.

Ja, u kunt kiezen uit twee opties:

• Bij iedere keer dat u inlogt met uw Passage ID;
• Uw apparaat voor een periode van 30 dagen vertrouwen als tweede factor voor inloggen met uw Passage ID.

In het kader van NTA 7516 ‘Veilige e-mail in de zorg’ dient de toegang tot uw veilige mailapplicatie te zijn voorzien van minimaal twee-staps-verificatie. Dit betekent dat op dit moment alle gebruikers van de ZorgMail Webmail applicatie verplicht dienen in te loggen met twee-staps-verificatie. In het 1^e halfjaar van 2020 vindt de gefaseerde uitrol van de verplichte ingebruikname plaats.

• Als u alleen gebruik maakt van Passage ID in combinatie met ZorgMail Webmail via de Zimbra mail client, kunt u niet meer inloggen na de omzettingsdatum. Door alsnog twee-staps-verificatie in te stellen op uw Passage ID account verkrijgt u weer toegang tot uw ZorgMail Webmail mailbox;
• Als u uw ZorgMail Webmail account heeft gekoppeld aan uw eigen mail client, bijvoorbeeld Microsoft Outlook met de bijbehorende noodzakelijke twee-staps-verificatie toegang tot uw eigen mail client, heeft u via uw eigen mail client toegang tot uw ZorgMail Webmail berichten. Wilt u ook toegang hebben via de Zimbra mail client, dan dient u alsnog twee-staps-verificatie op uw Passage ID account in te stellen.

• U kunt maximaal 10 Hosted Mail mailboxen aan uw Passage ID koppelen;
• Dit kunnen zowel persoonlijke als functionele mailboxen zijn.

Maximaal 20 Passage ID adressen kunnen gekoppeld zijn aan een Hosted Mail mailbox.

Kies in het verificatiescherm voor de optie ‘Verstuur nieuwe code’.

Hiervoor kunnen meerdere oorzaken zijn. Mogelijk maakt u gebruik van een ander apparaat, of van hetzelfde apparaat maar via een andere browser. In ‘Mijn Passage ID’ kunt u zien welke apparaten gemarkeerd zijn als Vertrouwd en voor welke periode deze optie nog actief is.

U kunt uw ingestelde Passage ID twee-staps-verificatie methode op een apparaat verwijderen via ‘Mijn Passage ID’.

De herstelcode kunt u gebruiken om in te loggen, zonder twee-staps-verificatie, waneer u geen toegang meer heeft tot uw telefoon, tablet, laptop of desktop. U kunt de herstelcode maar één keer gebruiken. Met de herstelcode kunt u bijvoorbeeld:

• de twee-staps-verificatie uitschakelen wanneer u de Autenticator app heeft verwijderd en geen verificatie via SMS gebruikt;
• de twee-staps-verificatie uitschakelen wanneer u een nieuw telefoonnummer heeft en uw oude telefoonnummer is gekoppeld aan uw Passage ID;
• de twee-staps-verificatie uitschakelen wanneer u een nieuwe telefoon heeft en enkel de Authenticator app gebruikt.

Bewaar de herstelcode waar u andere wachtwoorden bewaart, bijvoorbeeld in een Password Manager.

Door opnieuw te klikken op ‘Herstelcode aanmaken’. De oude herstelcode vervalt hiermee automatisch.

Ja dat kan. In ‘Mijn Passage ID’ kunt u uw account zelf verwijderen.

Ja dat kan. U kunt in uw profiel een secundair e-mailadres instellen, zodat wanneer u geen toegang meer heeft tot uw primaire e-mailadres, u uw wachtwoord nog altijd kan herstellen via uw secundaire e-mailadres.

Klik in het inlogscherm van Passage ID op de link: Wachtwoord vergeten? Voor het aanmaken van een nieuw wachtwoord.

Mogelijk is de e-mail als ongewenste e-mail gemarkeerd. Kijk in uw map Ongewenste E-mail of Spam folder. Is dit niet het geval, dan dient u de registratie opnieuw uit te voeren.

Ga naar account.passageid.nl/ en klik op: Registreer nu

Nee, Passage ID is juist nodig om toegang te krijgen tot uw ZorgMail mailbox. E-mailadressen met @zorgmail.nl, @ringamsterdam.nl, lifeline.nl, sleutelnet.nl en nlzorg.net kunt u niet gebruiken voor het aanmaken van een Passage ID.

Beschikt u over een e-mailadres van uw werkgever? Zo niet; dan adviseren wij u om een e-mailaccount aan te maken bij een webmail provider.

ZorgMail Mijn Hosted Mail is een persoonlijke beheertool waarmee u uw mailbox op ZorgMail kunt beheren. Met Mijn Hosted Mail koppelt u één of meerdere ZorgMail mailboxen aan uw Passage ID.

Inloggen in Mijn Hosted Mail gebeurt door middel van Passage ID. Passage ID is een dienst van Enovation. Met een Passage ID kunt u veilig inloggen en gebruikmaken van applicaties van Enovation. Als u nog niet beschikt over een Passage ID:

1. Ga naar account.passageid.nl/ en klik op: Registreer nu.
2. Koppel één of meerdere ZorgMail mailboxen in Mijn Hosted Mail voordat u gebruik kunt maken van een van applicaties van Enovation. Ga naar: account.passageid.nl/ en klik op de tegel Mijn Hosted Mail.

Ga naar: account.passageid.nl/ en klik op de tegel Mijn Hosted Mail. Klik rechtsboven op uw naam en kies de optie Mailboxen beheren. Voer uw ZorgMail klantnummer en activatiecode in van de mailboxen die gekoppeld dienen te worden aan uw Passage ID.

U kunt maximaal 10 ZorgMail mailboxen koppelen aan een Passage ID. Indien u meer dan 10 ZorgMail mailboxen wilt koppelen dient u nieuw Passage ID aan te maken.

Ga naar:  account.passageid.nl/ en klik op de tegel Mijn Hosted Mail. Klik rechtsboven op uw naam en kies de optie Mailboxen beheren. Bij het account dat verwijderd dient te worden klikt u vervolgens op het ontkoppel icoon dat getoond wordt bij de ZorgMail mailbox.

Om gebruik te kunnen maken van ZorgMail Send Message dient u tenminste één ZorgMail mailbox te koppelen aan uw Passage ID. Passage ID is een dienst van Enovation. Met een Passage ID kunt u veilig inloggen en gebruikmaken van applicaties van Enovation. Zie voor het aanmaken het stappenplan aanmaken Passage ID en koppelen ZorgMail mailbox. Na het succesvol uitvoeren van voorgaande stappen kunt u nu met uw Passage ID inloggen in ZorgMail Send Message:

1. Ga naar: https://account.passageid.nl/
2. Klik op de tegel ‘ZorgMail Send Message’
3. Log in met uw Passage ID
4. Na het inloggen, komt u in het scherm waarin u een nieuw bericht kunt opstellen.

In de genoemde applicaties is een online handleiding opgenomen, onder de Help knop.

Het kunnen versturen van bijlagen is optioneel. Hiervoor heeft u ZorgMail Send Message Premium nodig. Hieraan zijn extra kosten verbonden. Neem hiervoor contact op met de Support afdeling van uw ZorgMail regiopartner of van Enovation. ZorgMail Send Message Premium is momenteel alleen beschikbaar voor instellingen (niet all-in abonnementhouders).

Raadpleeg de handleiding ZorgMail Send Message voor tips rondom het zoeken van geadresseerden.

Nee, het BSN veld is optioneel en er is geen BSN controle bij de Sectorale Berichten Voorziening in de Zorg (SBV-Z). Het BSN nummer dat ingevuld wordt moet wel een valide BSN nummer zijn, er wordt wel een 11-proef gedaan.