Op deze pagina vindt u voor ZorgMail per applicatie een overzicht van veelgestelde vragen
Voldoet ZorgMail aan de NTA 7516 norm?
Zie de NTA 7516 pagina op de ZorgMail website voor meer informatie
Waar kan ik een verwerkersovereenkomst voor ZorgMail aanvragen?
Een verwerkersovereenkomst voor ZorgMail kunt u aanvragen op www.zorgmail.nl, daar kunt u kiezen voor Direct regelen.
U kunt ook klikken verwerkersovereenkomst om direct naar het formulier te gaan.
Waar vind ik de Passage ID gebruikersdocumentatie?
U vindt alle Passage ID documentatie via de volgende links:
- Algemene informatie over twee-staps-verificatie: account.passageid.nl/userguide/multi-factor-authentication.html;
- Werkwijze Passage ID – instellen van twee-staps-verificatie: account.passageid.nl/userguide/multi-factor-enroll.html;
- Werkwijze Passage ID – inloggen met twee-staps-verificatie: account.passageid.nl/userguide/multi-factor-login.html;
- Handleiding Passage ID: account.passageid.nl/userguide.
Kan ik een afspraak inplannen voor Support voor Passage ID aanmaken en/of twee-staps-verificatie instellen?
Ja. U kunt een afspraak boeken via outlook.office365.com/owa/calendar/EnovationBV@enovationgroup.com/bookings/
- Optie 1: Aanmaken Passage ID
- Optie 5: Instellen twee-staps-verificatie
Wat is een Passage ID account?
Met een persoonlijk Passage ID account kunt u veilig inloggen en gebruikmaken van de ZorgMail Webapplicaties. Dit betreft de volgende applicaties: ZorgMail Chat, ZorgMail Mijn Hosted Mail, ZorgMail Webmail, ZorgMail Send Message, ZorgMail M.Center en ZorgMail Adresboek.
Wat maakt dat Passage ID voldoet aan wet- en regelgeving voor veilig inloggen?
Een Passage ID account is een persoonlijk account. Met één Passage ID account kunt u toegang krijgen tot alle ZorgMail Webapplicaties waar u contractueel recht op heeft. Het is mogelijk om uw Passage ID account, naast een wachtwoord, extra te beveiligen met behulp van twee-staps-verificatie.
Uit welke twee-staps-verificatie methoden kan ik kiezen voor mijn Passage ID account?
U kunt kiezen uit de volgende twee-staps-verificatie opties:
- Authenticator app op smartphone of tablet
- Authenticator app op laptop of desktop
- SMS op telefoon
Hoe kan ik meerdere twee-staps-verificatie methoden instellen voor mijn Passage ID?
U kunt kiezen uit verschillende opties:
- Op één apparaat zowel twee-staps-verificatie via een Authenticator app als via SMS instellen;
- Op één apparaat twee-staps-verificatie onder meerdere browsers via een Authenticator app instellen;
- Op meerdere apparaten twee-staps-verificatie via een Authenticator app of een SMS instellen.
Het voordeel van het instellen van twee-staps-verificatie via zowel Authenticator app als via SMS, is dat als een van beide methoden (tijdelijk) niet beschikbaar is, u nog over een alternatieve methode beschikt.
Kan ik instellen of ik twee-staps-verificatie wil bij iedere Passage ID login of eens in de zoveel tijd?
Ja, u kunt kiezen uit twee opties:
- Bij iedere keer dat u inlogt met uw Passage ID;
- Uw apparaat voor een periode van 30 dagen vertrouwen als tweede factor voor inloggen met uw Passage ID.
Voor welke ZorgMail Webapplicaties is twee-staps-verificatie verplicht in combinatie met Passage ID?
In het kader van NTA 7516 ‘Veilige e-mail in de zorg’ dient de toegang tot uw veilige mailapplicatie te zijn voorzien van minimaal twee-staps-verificatie. Dit betekent dat op dit moment alle gebruikers van de ZorgMail Webmail applicatie verplicht dienen in te loggen met twee-staps-verificatie. In het 1e halfjaar van 2020 vindt de gefaseerde uitrol van de verplichte ingebruikname plaats.
Wat als ik niet op tijd twee-staps-verificatie heb ingesteld op mijn Passage ID in combinatie met ZorgMail Webmail via Zimbra?
- Als u alleen gebruik maakt van Passage ID in combinatie met ZorgMail Webmail via de Zimbra mail client, kunt u niet meer inloggen na de omzettingsdatum. Door alsnog twee-staps-verificatie in te stellen op uw Passage ID account verkrijgt u weer toegang tot uw ZorgMail Webmail mailbox;
- Als u uw ZorgMail Webmail account heeft gekoppeld aan uw eigen mail client, bijvoorbeeld Microsoft Outlook met de bijbehorende noodzakelijke twee-staps-verificatie toegang tot uw eigen mail client, heeft u via uw eigen mail client toegang tot uw ZorgMail Webmail berichten. Wilt u ook toegang hebben via de Zimbra mail client, dan dient u alsnog twee-staps-verificatie op uw Passage ID account in te stellen.
Passage ID en ZorgMail Hosted Mail mailboxen: hoeveel mailboxen kan ik koppelen aan mijn Passage ID?
- U kunt maximaal 10 Hosted Mail mailboxen aan uw Passage ID koppelen;
- Dit kunnen zowel persoonlijke als functionele mailboxen zijn.
Passage ID en ZorgMail Hosted Mail mailboxen: hoeveel Passage ID adressen kunnen aan een Hosted Mailbox zijn gekoppeld?
Maximaal 20 Passage ID adressen kunnen gekoppeld zijn aan een Hosted Mail mailbox.
Ik heb als twee-staps-verificatie methode SMS ingesteld. Wat moet ik doen als ik geen verificatiecode heb ontvangen via SMS?
Kies in het verificatiescherm voor de optie ‘Verstuur nieuwe code’.
Ik heb bij de gekozen twee-staps-verificatie methode gekozen voor ‘Vertrouw dit apparaat’. Wat kan de oorzaak zijn als binnen de termijn van 30 dagen toch weer wordt gevraagd om een verificatiecode?
Hiervoor kunnen meerdere oorzaken zijn. Mogelijk maakt u gebruik van een ander apparaat, of van hetzelfde apparaat maar via een andere browser. In ‘Mijn Passage ID’ kunt u zien welke apparaten gemarkeerd zijn als Vertrouwd en voor welke periode deze optie nog actief is.
Ik wil een apparaat waarop ik twee-staps-verificatie voor mijn Passage ID heb ingesteld niet langer voor dit doel gebruiken. Hoe verwijder ik de twee-staps-verificatie op dit apparaat?
U kunt uw ingestelde Passage ID twee-staps-verificatie methode op een apparaat verwijderen via ‘Mijn Passage ID’.
Wat kan ik met een herstelcode?
De herstelcode kunt u gebruiken om in te loggen, zonder twee-staps-verificatie, waneer u geen toegang meer heeft tot uw telefoon, tablet, laptop of desktop. U kunt de herstelcode maar één keer gebruiken. Met de herstelcode kunt u bijvoorbeeld:
- de twee-staps-verificatie uitschakelen wanneer u de Autenticator app heeft verwijderd en geen verificatie via SMS gebruikt;
- de twee-staps-verificatie uitschakelen wanneer u een nieuw telefoonnummer heeft en uw oude telefoonnummer is gekoppeld aan uw Passage ID;
- de twee-staps-verificatie uitschakelen wanneer u een nieuwe telefoon heeft en enkel de Authenticator app gebruikt.
Waar bewaar ik de herstelcode?
Bewaar de herstelcode waar u andere wachtwoorden bewaart, bijvoorbeeld in een Password Manager.
Hoe kan ik een nieuwe herstelcode aanvragen?
Door opnieuw te klikken op ‘Herstelcode aanmaken’. De oude herstelcode vervalt hiermee automatisch.
Ik wil mijn Passage ID verwijderen. Kan dat?
Ja dat kan. In ‘Mijn Passage ID’ kunt u uw account zelf verwijderen.
Kan ik een secundair e-mailadres registreren voor mijn Passage ID?
Ja dat kan. U kunt in uw profiel een secundair e-mailadres instellen, zodat wanneer u geen toegang meer heeft tot uw primaire e-mailadres, u uw wachtwoord nog altijd kan herstellen via uw secundaire e-mailadres.
Ik ben mijn Passage ID wachtwoord vergeten. Hoe kan ik een nieuw wachtwoord aanvragen?
Klik in het inlogscherm van Passage ID op de link: Wachtwoord vergeten? Voor het aanmaken van een nieuw wachtwoord.
Ik heb geen activatie e-mail ontvangen. Kan dat?
Mogelijk is de e-mail als ongewenste e-mail gemarkeerd. Kijk in uw map Ongewenste E-mail of Spam folder. Is dit niet het geval, dan dient u de registratie opnieuw uit te voeren.
Hoe maak ik een Passage ID aan?
Ga naar account.passageid.nl/ en klik op: Registreer nu
Kan ik mijn ZorgMail e-mailadres gebruiken voor Passage ID?
Nee, Passage ID is juist nodig om toegang te krijgen tot uw ZorgMail mailbox. E-mailadressen met @zorgmail.nl, @ringamsterdam.nl, lifeline.nl, sleutelnet.nl en nlzorg.net kunt u niet gebruiken voor het aanmaken van een Passage ID.
Ik heb geen e-mailadres bij mijn werkgever. Wat moet ik doen?
Beschikt u over een e-mailadres van uw werkgever? Zo niet; dan adviseren wij u om een e-mailaccount aan te maken bij een webmail provider.
Waar kan ik Mijn Hosted Mail voor gebruiken?
ZorgMail Mijn Hosted Mail is een persoonlijke beheertool waarmee u uw mailbox op ZorgMail kunt beheren. Met Mijn Hosted Mail koppelt u één of meerdere ZorgMail mailboxen aan uw Passage ID.
Ik kan niet inloggen op Mijn Hosted Mail
Inloggen in Mijn Hosted Mail gebeurt door middel van Passage ID. Passage ID is een dienst van Enovation. Met een Passage ID kunt u veilig inloggen en gebruikmaken van applicaties van Enovation. Als u nog niet beschikt over een Passage ID:
- Ga naar account.passageid.nl/ en klik op: Registreer nu.
- Koppel één of meerdere ZorgMail mailboxen in Mijn Hosted Mail voordat u gebruik kunt maken van een van applicaties van Enovation. Ga naar: account.passageid.nl/ en klik op de tegel Mijn Hosted Mail.
Hoe koppel ik mijn ZorgMailbox(en)?
Ga naar: account.passageid.nl/ en klik op de tegel Mijn Hosted Mail. Klik rechtsboven op uw naam en kies de optie Mailboxen beheren. Voer uw ZorgMail klantnummer en activatiecode in van de mailboxen die gekoppeld dienen te worden aan uw Passage ID.
Hoeveel ZorgMail mailboxen kan ik koppelen aan mijn Passage ID?
U kunt maximaal 10 ZorgMail mailboxen koppelen aan een Passage ID. Indien u meer dan 10 ZorgMail mailboxen wilt koppelen dient u nieuw Passage ID aan te maken.
Hoe kan ik een ZorgMail mailbox ontkoppelen van mijn Passage ID?
Ga naar: account.passageid.nl/ en klik op de tegel Mijn Hosted Mail. Klik rechtsboven op uw naam en kies de optie Mailboxen beheren. Bij het account dat verwijderd dient te worden klikt u vervolgens op het ontkoppel icoon dat getoond wordt bij de ZorgMail mailbox.
Waar vind ik de handleiding voor ZorgMail Viewer ontvangers?
U vindt de handleidingen via de volgende links:
Heb ik een account nodig om het veilige bericht te kunnen lezen?
Nee. Om toegang te krijgen tot het veilige bericht in de ZorgMail Viewer ontvangt u per SMS (authenticatiemiddel eiDAS-nvieau ‘substantieel’) of e-mail een eenmalige toegangscode om het bericht, zonder additionele software, te kunnen lezen.
Waar kan ik zien wie de verzender van het veilige bericht is?
De verzender is duidelijk zichtbaar in de notificatie e-mail die u ontvangt in uw eigen mail client.
Op welke devices kan ik de ZorgMail Viewer berichten lezen?
Op ieder device dat beschikt over een webbrowser. Dus een smartphone, tablet, laptop of desktop.
Mijn toegangscode klopt niet of is verlopen, wat moet ik doen?
Open uw notificatie e-mail en klik op ‘Bericht lezen’. U ontvangt dan een nieuwe code waarmee automatisch de vorige code ongeldig is geworden. Iedere keer dat u een toegangscode ontvangt is deze eenmalig te gebruiken en 15 minuten geldig.
Mijn telefoonnummer is niet (meer) correct, wat moet ik doen?
Bel of e-mail de verzender om te vragen of de veilige mail nogmaals verzonden kan worden met het juiste telefoonnummer. Of meld het gebruik van een onjuist telefoonnummer vanuit het scherm waar u een toegangscode kunt opvragen.
Ik heb mijn notificatie e-mail per ongeluk verwijderd, wat moet ik doen?
Bel of e-mail de verzender om te vragen of de veilige mail nogmaals verzonden kan worden.
Hoe kan ik zien dat het bericht veilig naar mij is verzonden?
Bovenin het ZorgMail Viewer bericht ziet u de volgende melding staan: ‘Dit vertrouwelijke bericht is veilig verzonden.’
Hoe kan ik het bericht en de bijlagen downloaden?
- Klik voor het downloaden van het bericht op de knop ‘Bericht downloaden’;
- Klik voor het downloaden van de bijlagen op de knop ‘Alle bijlagen downloaden’ of per bijlage op het ‘Download’ icoon.
In welk formaat kan ik het bericht en de bijlagen opslaan?
- Het bericht wordt opgeslagen in een gangbaar PDF-formaat;
- De bijlagen worden opgeslagen in het ontvangen formaat.
U kunt het bericht en de bijlagen die u hebt gedownload opslaan op een locatie naar keuze. U kunt ze vervolgens naar eigen behoefte printen dan wel hergebruiken.
Hoe kan ik veilig antwoorden op een bericht in de ZorgMail Viewer?
U kunt maximaal twee keer antwoorden op een ontvangen bericht in de ZorgMail Viewer. Reageert de verzender op uw antwoord, dan kunt u weer maximaal twee keer antwoorden. Bij het beantwoorden kunt u naar keuze een of meerdere bijlagen meesturen. Indien de verzender de veilige e-mail naar meerdere ontvangers heeft gestuurd, kunt u alleen reageren naar de verzender.
Kan ik een bericht in de ZorgMail Viewer veilig doorsturen?
Deze functionaliteit is in ontwikkeling. Zodra deze is afgerond, stellen wij deze beschikbaar.
Kan ik vanuit de ZorgMail Viewer zelf een veilige communicatie starten?
Nee. Vraag bij uw verzenders na welke opties zij, in het kader van NTA 7516, hiervoor bieden. Voorbeelden: een patiënten/cliëntenportaal met een e-consult mogelijkheid of een beveiligd webformulier, met ZorgMail, op de website van de professional.
Hoe lang blijven het bericht en eventuele bijlagen bewaard?
Uw bericht en eventuele bijlagen worden 90 dagen bewaard in de ZorgMail Viewer. In het scherm dat verschijnt nadat u op de notificatie e-mail hebt geklikt, ziet u de datum tot wanneer het bericht wordt bewaard. Na 90 dagen worden het bericht en eventuele bijlagen automatisch verwijderd.
In welke talen is de ZorgMail Viewer beschikbaar?
In de volgende vier talen: Nederlands, Engels, Duits en Spaans.
Ik wil ZorgMail Send Message gaan gebruiken, wat moet ik doen?
Om gebruik te kunnen maken van ZorgMail Send Message dient u tenminste één ZorgMail mailbox te koppelen aan uw Passage ID. Passage ID is een dienst van VANAD Enovation. Met een Passage ID kunt u veilig inloggen en gebruikmaken van applicaties van VANAD Enovation.Stap 1. Passage ID aanmakenBeschikt u al over een Passage ID dan kunt u deze stap overslaan. Indien u nog niet beschikt over een Passage ID, kunt u deze als volgt aanmaken:
- Ga naar: https://account.passageid.nl/ en klik op: Registreer nu
- Doorloop het registratieproces voor het aanmaken van een Passage ID.
Stap 2. ZorgMail mailbox(en) koppelenNa het aanmaken van een Passage ID koppelt u één of meerdere ZorgMail mailboxen aan uw Passage ID:
- Ga naar: https://account.passageid.nl/
- Klik op de tegel ‘ZorgMail Mijn Hosted Mail’
- Op het inlogscherm logt u aan de rechterzijde in met uw Passage ID om in de Mijn Hosted Mail applicatie te komen. Na het inloggen wordt het scherm ‘Mailboxen beheren’ getoond
- Volg de instructies op het scherm om één of meerdere ZorgMail mailboxen aan uw Passage ID te koppelen.
Stap 3. Inloggen ZorgMail Send MessageNa het succesvol uitvoeren van voorgaande stappen kunt u nu met uw Passage ID inloggen in ZorgMail Send Message:
- Ga naar: https://account.passageid.nl/
- Klik op de tegel ‘ZorgMail Send Message’
- Log in met uw Passage ID
- Na het inloggen, komt u in het scherm waarin u een nieuw bericht kunt opstellen.
In de genoemde applicaties is een online handleiding opgenomen, onder de Help knop.
Ik wil gebruikmaken van Send Message Premium, wat moet ik daarvoor doen?
Het kunnen versturen van bijlagen is optioneel. Hiervoor heeft u ZorgMail Send Message Premium nodig. Hieraan zijn extra kosten verbonden. Neem hiervoor contact op met de Support afdeling van uw ZorgMail regiopartner of van VANAD Enovation. ZorgMail Send Message Premium is momenteel alleen beschikbaar voor instellingen (niet all-in abonnementhouders).
Ik kan de geadresseerde niet vinden
Raadpleeg de handleiding ZorgMail Send Message voor tips rondom het zoeken van geadresseerden.
Wordt er een BSN check uitgevoerd?
Nee, het BSN veld is optioneel en er is geen BSN controle bij de Sectorale Berichten Voorziening in de Zorg (SBV-Z). Het BSN nummer dat ingevuld wordt moet wel een valide BSN nummer zijn, er wordt wel een 11-proef gedaan.